GDPR und Cold-Emailing: 7 Tipps, um Ihre Cold-Outreach DSGVO-konform zu gestalten

Wenn Sie jemals zögern, diese kalte E-Mail zu senden, weil Sie sich nicht sicher waren, ob eine Kaltakquise überhaupt legal ist, sind Sie nicht allein.

Es gibt ein großes Missverständnis, dass kalte E-Mails nicht den DSGVO-Vorschriften entsprechen.

Die DSGVO steht für die Allgemeine Datenschutzverordnung, eine Richtlinie der Europäischen Union zum Schutz der personenbezogenen Daten von EU-Bürgern.

Und ja, es deckt E-Mail-Outreach ab.

Aber nirgends heißt es kategorisch, dass kaltes Versenden von E-Mails illegal ist. Es geht nur darum wie du machst es.

In diesem Artikel räumen wir mit dem Mythos rund um die DSGVO und Cold Mailing auf und geben dir umsetzbare Tipps zum Versenden kalter E-Mails, die zu 100% legal sind.

7 Tipps, um Ihre Öffentlichkeitsarbeit DSGVO-konform zu gestalten

Tipp #1: Haben Sie einen klaren Zweck und ein berechtigtes Interesse

Bevor Sie auf die Schaltfläche „Senden“ klicken, fragen Sie sich, warum Sie diese E-Mail senden.

Gemäß der DSGVO benötigen Sie einen klaren Zweck für die Verarbeitung personenbezogener Daten — dies könnte ein legitimes Geschäftsinteresse sein.

Aber denken Sie daran, dass der bloße Wunsch, etwas zu verkaufen, es nicht zu einem „legitimen Interesse“ macht.

Stellen Sie stattdessen sicher, dass Ihre Öffentlichkeitsarbeit dem Beruf oder der Rolle des Empfängers entspricht und Ihrem Empfänger zugute kommt.

Wenn Sie beispielsweise einen Technologiemanager kontaktieren, besprechen Sie etwas, das ihm hilft, die Prozesse seines Entwicklungsteams zu optimieren und ihm das Leben zu erleichtern.

Tipp #2: Sei transparent darüber, wer du bist

Stellen Sie immer sicher, dass der Empfänger weiß, wer Sie sind.

Dies bedeutet, dass keine versteckten Absenderdetails vorliegen. Machen Sie sich klar über Ihre Identität und das Unternehmen, das Sie vertreten.

Zum Beispiel müssen Sie den Inhalt Ihrer E-Mail nicht damit verschwenden, über sich selbst zu sprechen — sondern haben eine klare Signatur, Links zu Ihren sozialen Netzwerken und eine selbsterklärende E-Mail-Adresse.

Tipp #3: Bieten Sie eine Opt-Out-Option an

Bieten Sie dem Empfänger immer eine einfache Möglichkeit, sich von Ihren E-Mails abzumelden oder abzumelden.

Wenn sie sich abmelden, stellen Sie sicher, dass Sie ihnen nie wieder eine E-Mail senden.

Fügen Sie beispielsweise am Ende Ihrer E-Mail eine Zeile ein, z. B.: „Kein Interesse? Klicken Sie hier, um keine E-Mails wie diese mehr zu erhalten“

Tipp #4: Bewahren Sie die Daten Ihrer Interessenten sicher auf

Wenn Sie E-Mail-Adressen oder andere Daten speichern, müssen Sie sicherstellen, dass diese sicher sind.

Investieren Sie in Sicherheitsmaßnahmen, um Datenschutzverletzungen zu verhindern.

Verschlüsseln Sie beispielsweise Ihre E-Mail-Liste oder verwenden Sie sichere CRM-Plattformen wie Salesforce, die Datenschutzmaßnahmen bieten.

Tipp #5: Aktualisiere regelmäßig deine Datenbank

Halten Sie Ihre E-Mail-Liste sauber und aktuell. Suchen Sie regelmäßig nach Bounces, Abwesenheitsantworten oder anderen Anzeichen dafür, dass Ihre E-Mails unerwünscht sind.

Nehmen Sie sich beispielsweise einen Tag im Monat Zeit, um zurückgewiesene E-Mails herauszufiltern und sicherzustellen, dass potenzielle Kunden, die sich abgemeldet haben, Ihre E-Mails nicht erhalten.

Tipp #6: Bewahren Sie den Nachweis auf, wie Sie an die Daten einer Person gekommen sind

Wenn jemand seine E-Mail-Adresse öffentlich geteilt hat (auf einer Konferenz, online oder persönlich), notieren Sie dies immer. Es ist Ihr Einwilligungsnachweis, und gemäß der DSGVO beweist es, dass Sie die Erlaubnis haben.

Wenn beispielsweise jemand seine Visitenkarte auf einer Konferenz mit Ihnen geteilt hat, können Sie dieses Detail später in Ihre digitalen Aufzeichnungen übertragen.

Tipp #7: Verwenden Sie Double-Opt-In

Dies ist gemäß der DSGVO nicht vorgeschrieben, aber es ist eine gute Praxis.

Ein Double-Opt-In stellt sicher, dass die Person wirklich von Ihnen hören möchte, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Compliance-Problemen zu einem späteren Zeitpunkt verringert wird.

Senden Sie beispielsweise eine Folge-E-Mail, nachdem jemand anfängliches Interesse gezeigt hat: „Danke, dass Sie sich verbunden haben! Bestätigen Sie Ihr Interesse, indem Sie hier klicken.“

Wichtige Erkenntnisse

Du kannst kalte E-Mails verschicken und trotzdem konform bleiben — alles dreht sich um den Ansatz.

Die DSGVO sagt nicht „Senden Sie keine kalten E-Mails“. Darin heißt es: „Wenn Sie kalte E-Mails versenden, respektieren Sie personenbezogene Daten und haben Sie klare Gründe für die Kontaktaufnahme“.

Schritte wie eine klare Kommunikation, die Speicherung minimaler Daten und die Bereitstellung einfacher Opt-Out-Optionen sind einfache, aber effektive Möglichkeiten, die Vorschriften einzuhalten.

P.S. Lemlist-Nutzer können bestätigen, dass die Daten ihrer Interessenten gemäß der DSGVO erfasst werden, direkt aus ihrer Outreach-App. Wenn Sie Ihr Geschäft mit kalten E-Mails ausbauen und gleichzeitig rechtliche Probleme vermeiden möchten, starte deine 2-wöchige kostenlose Testversion hier!