Prospects, leads, collègues, collaborateurs : entretenir une relation harmonieuse est essentiel.
Pour cela, vous devez engager le dialogue et savoir rédiger le mail parfait pour rencontrer la personne que vous désirez.
Comment rédiger un mail pour convenir d’un rendez-vous ? Quels éléments sont à prendre en compte ?
Voici tout ce que vous devez savoir pour rédiger un mail de prise de rendez-vous dans les règles de l’Art, avec 6 conseils qui fonctionnent et des exemples à reproduire.
1. Choisissez une ligne d’objet claire et précise pour votre mail
Le choix de l’objet de votre mail est crucial puisqu’il doit être suffisamment explicite pour intéresser votre destinataire et refléter le contenu de votre message. Insérer le mot « Rendez-vous » dans l’objet permet à votre interlocuteur de comprendre instantanément l’objectif du mail.
Il sera donc plus enclin à y répondre rapidement. N’hésitez pas également à mentionner dans l’objet la raison du rendez-vous, ou le nom de la personne/entreprise concernée si cela est pertinent.
Exemple d’objets de mails pour convenir d’un rendez-vous :
- Rendez-vous téléphonique – Bilan Trimestriel Projet XYZ
- Demande de rendez-vous physique – Présentation Nouvelle Gamme Produits
- Demande d’entretien avec M. Dupont – Perspectives de collaboration
2. Rédigez un mail concis et bien structuré
Le corps de votre mail doit être rédigé avec soin pour éviter les malentendus. Commencez par vous présenter si nécessaire, en donnant votre nom, prénom et fonction au sein de l’entreprise. Cela permettra à votre destinataire d’identifier rapidement qui vous êtes et d’établir un lien entre votre identité et le contenu du mail.
Ensuite, exposez clairement la raison pour laquelle vous souhaitez convenir d’un rendez-vous ainsi que les éléments essentiels à partager lors de cet échange. Veillez à adopter un ton professionnel et courtois, même si vous connaissez déjà votre interlocuteur.
Exemple d’un mail pour convenir d’un rendez-vous téléphonique :
« Bonjour Mme/M. Dupont,
J’espère que vous allez bien. Je me permets de vous contacter afin de solliciter un rendez-vous téléphonique pour discuter des dernières avancées concernant notre projet en cours, ainsi que des perspectives pour les prochains mois. Serait-il possible de trouver un créneau commun dans les deux prochaines semaines ?
Je me tiens à votre disposition pour déterminer une date et un horaire qui vous conviennent. N’hésitez pas non plus à m’indiquer si vous avez une préférence pour un moment particulier.
Je vous remercie d’avance pour votre disponibilité et reste à votre écoute pour toute question ou précision.
Cordialement,
Votre Prénom NOM Votre fonction / Votre entreprise »
3. Proposez plusieurs créneaux pour le rendez-vous
Afin de faciliter l’organisation du rendez-vous, pensez à proposer plusieurs options de dates et heures. Cela permettra à votre interlocuteur de choisir celle qui lui convient le mieux en fonction de son emploi du temps.
Exemple d’un mail pour convenir d’un rendez-vous avec plusieurs créneaux :
« Bonjour [Prénom],
Je me permets de vous écrire car [raison du contact ou point commun]. Je pense qu’on pourrait échanger sur [votre offre], qui pourrait vraiment vous aider à [résultat attendu].
Je vous propose un petit rendez-vous rapide pour en discuter. Voici quelques créneaux qui pourraient convenir :
- [Date], à [heure]
- [Date], à [heure]
- [Date], à [heure]
Lequel vous convient le mieux ?
Hâte d’échanger avec vous.
À bientôt ! {{votreNom}} »
Une fois que vous avez obtenu un accord sur une date et une heure, confirmez-le par mail pour éviter tout malentendu ou oublie de dernière minute et fixer ainsi définitivement ce rendez-vous professionnel.
4. Utilisez un outil de prise de rendez-vous
Afin de convenir d’un rendez-vous qui convient à votre contact, la meilleure solution reste d’envoyer un lien directement vers votre agenda. Ici, votre contact peut réserver le créneau de son choix, directement dans votre agenda !
Et c’est là que lemcal entre en jeu !
Comment fonctionne lemcal ?
1. Créez votre compte lemcal gratuitement
2. Personnalisez votre page de prise de rendez-vous
3. Copiez le lien de votre page de rendez-vous
4. Collez-le dans le corps de votre mail
Votre contact clique sur le lien et peut choisir le créneau qu’il souhaite. Vous recevez ensuite une notification et un évènement est créé automatiquement dans votre Google Agenda !
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5. Effectuez un suivi
N’oubliez pas de prendre des notes lors du rendez-vous et de réaliser un compte-rendu succinct dès la fin de celui-ci. Ceci est essentiel pour assurer une bonne communication et s’assurer que les objectifs définis lors de ce rendez-vous seront bien réalisés.
En outre, un suivi rapide après le rendez-vous est importante, même si c’est simplement pour remercier votre interlocuteur pour sa disponibilité et réitérer vos points clés. Cela constitue une excellente manière d’entretenir une relation de confiance avec vos partenaires et collaborateurs.
6. Adaptez votre approche selon le contexte et la personne concernée
Selon le contexte (rencontre informelle vs négociation commerciale), ajustez le ton et le niveau de formalité de votre mail. Il en découle une plus grande cohérence et un respect du protocole professionnel.
Si vous connaissez déjà personnellement la personne avec qui vous devez fixer un rendez-vous, ou si cette dernière désire donner un caractère moins formel à ce rendez-vous, n’hésitez pas à adapter votre vocabulaire et votre approche selon ces circonstances.
- Utilisez l’humour pour détendre l’atmosphère
- Ajoutez des expressions familières, sans tomber dans la vulgarité (évidemment)
- Évitez les longs paragraphes remplis d’informations inutiles, préférez plutôt des phrases courtes et pertinentes;
Conclusion
Alors, comment rédiger un mail pour convenir d’un rendez-vous ?
Ce n’est pas si difficile que ça. Résumons les 6 conseils pour y parvenir :
- Soignez votre ligne d’objet et privilégiez les phrases courtes
- Rédigez un mail structuré de façon logique et pas trop long
- Proposez plusieurs créneaux pour votre rendez-vous, pour laisser le choix à votre destinataire
- Utilisez un outil de prise de rendez-vous pour offrir une réelle valeur ajoutée à vos échanges avec vos contacts professionnels (prospects, leads, collègues, etc.)
- Effectuez un suivi après chaque événement ou réunion, afin de rester dans l’esprit de vos contact et le remercier
- Très important : adaptez votre approche suivant le contexte et le profil de la personne.
Avec ces 6 conseils, vous êtes désormais en mesure de rédiger un mail de prise de rendez-vous parfait et d’obtenir un maximum de rendez-vous avec les personnes que vous souhaitez !
