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Rendez-vous par mail : optimisez votre correspondance professionnelle

lemlist team
LAST UPDATED
April 6, 2024
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7 min.

Dans le monde professionnel, il est essentiel de maîtriser les méthodes de communication pour maintenir une relation harmonieuse avec ses collaborateurs et partenaires. Parmi ces méthodes, l'envoi d'un mail pour convenir d'un rendez-vous est aujourd'hui incontournable. Comment rédiger un tel mail efficacement et de manière adaptée à la situation ? Quels éléments sont à prendre en compte ? Suivez nos conseils pour réussir l'organisation de vos rendez-vous par mail.

Choisissez un objet clair et précis pour votre mail

Le choix de l'objet de votre mail est crucial puisqu'il doit être suffisamment explicite pour intéresser votre destinataire et refléter le contenu de votre message. Insérer le mot "Rendez-vous" dans l'objet permet à votre interlocuteur de comprendre instantanément l'objectif du mail. Il sera donc plus enclin à y répondre rapidement. N'hésitez pas également à mentionner dans l'objet la raison du rendez-vous, ou le nom de la personne/entreprise concernée si cela est pertinent.

Exemple d'objets de mails pour convenir d'un rendez-vous :

  • Rendez-vous téléphonique – Bilan Trimestriel Projet XYZ
  • Demande de rendez-vous physique - Présentation Nouvelle Gamme Produits
  • Sollicitation d’un entretien avec M. Dupont – Perspectives de collaboration

Rédigez un mail concis et bien structuré

Le corps de votre mail doit être rédigé avec soin pour éviter les malentendus. Commencez par vous présenter si nécessaire, en donnant votre nom, prénom et fonction au sein de l'entreprise. Cela permettra à votre destinataire d'identifier rapidement qui vous êtes et d'établir un lien entre votre identité et le contenu du mail.

Ensuite, exposez clairement la raison pour laquelle vous souhaitez convenir d'un rendez-vous ainsi que les éléments essentiels à partager lors de cet échange. Veillez à adopter un ton professionnel et courtois, même si vous connaissez déjà votre interlocuteur.

Exemple de demande de rendez-vous téléphonique :

Bonjour Mme/M. Dupont,

J'espère que vous allez bien. Je me permets de vous contacter afin de solliciter un rendez-vous téléphonique pour discuter des dernières avancées concernant notre projet en cours, ainsi que des perspectives pour les prochains mois. Serait-il possible de trouver un créneau commun dans les deux prochaines semaines ?

Je me tiens à votre disposition pour déterminer une date et un horaire qui vous conviennent. N’hésitez pas non plus à m’indiquer si vous avez une préférence pour un moment particulier.

Je vous remercie d'avance pour votre disponibilité et reste à votre écoute pour toute question ou précision.Cordialement,

Votre Prénom NOMVotre fonction / Votre entreprise

Proposez plusieurs options de dates et heures pour le rendez-vous

Afin de faciliter l'organisation du rendez-vous, pensez à proposer plusieurs options de dates et heures. Cela permettra à votre interlocuteur de choisir celle qui lui convient le mieux en fonction de son emploi du temps.

Exemple d'options de rendez-vous :

  • Lundi XX/XX entre 10h et 12h
  • Mardi XX/XX à partir de 14h30
  • Vendredi XX/XX toute la matinée

Une fois que vous avez obtenu un accord sur une date et une heure, confirmez-le par mail pour éviter tout malentendu ou oublie de dernière minute et fixer ainsi définitivement ce rendez-vous professionnel.

Soyez attentif au suivi

N'oubliez pas de prendre des notes lors du rendez-vous et de réaliser un compte-rendu succinct dès la fin de celui-ci. Ceci est essentiel pour assurer une bonne communication et s'assurer que les objectifs définis lors de ce rendez-vous seront bien réalisés.

En outre, une relance rapide après le rendez-vous est importante, même si c'est simplement pour remercier votre interlocuteur pour sa disponibilité et réitérer vos points clés. Cela constitue une excellente manière d'entretenir une relation de confiance avec vos partenaires et collaborateurs.

Adapter votre approche selon le contexte et la personne concernée

Selon le contexte (rencontre informelle vs négociation commerciale), ajustez le ton et le niveau de formalité de votre mail. Il en découle une plus grande cohérence et un respect du protocole professionnel.

Exemple :

Si vous connaissez déjà personnellement la personne avec qui vous devez fixer un rendez-vous, ou si cette dernière désire donner un caractère moins formel à ce rendez-vous, n'hésitez pas à adapter votre vocabulaire et votre approche selon ces circonstances.

  • N’hésitez pas à utiliser l’humour pour détendre l’atmosphère;
  • Utilisez des expressions familières, sans toutefois tomber dans la vulgarité;
  • Cherchez à éviter les longs paragraphes remplis d'informations inutiles, préférez plutôt des phrases courtes et pertinentes;

En appliquant ces conseils lors de la rédaction de vos mails pour convenir de rendez-vous professionnels, vous améliorerez grandement l'image que vous donnez à vos partenaires et collaborateurs. Par ailleurs, cela facilitera l'établissement de relations solides et durables au sein de votre environnement professionnel.

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Limited training resources and complex to navigate
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Comprehensive incentive management
Potentially high cost and steep learning curve
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Intelligent quota management and gamification
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