Envoyer un email de prospection est une technique couramment utilisée par les entreprises qui souhaitent attirer de nouveaux clients et augmenter leur chiffre d’affaires. Si cette méthode peut s’avérer très efficace, il convient néanmoins de la maîtriser pour obtenir les meilleurs résultats possibles.
Comprendre le concept de l’email de prospection
Avant toute chose, il est essentiel de comprendre ce qu’est un email de prospection, également appelé emailing commercial ou emailing BtoB. Il s’agit d’un message électronique envoyé à une liste de contacts qualifiés (prospects) dans le but de présenter l’entreprise et ses solutions, en vue de les convertir ultérieurement en clients. Cette démarche, qui relève du marketing direct, permet de toucher un grand nombre de prospects en peu de temps et à moindre coût.
Identifier son marché cible
Afin de rendre un email de prospection pertinent et efficace, il convient de commencer par identifier le marché cible de votre entreprise. Celui-ci doit être suffisamment précis et bien défini pour que vous puissiez personnaliser au mieux vos messages et ainsi, maximiser leur impact.
L’étude de marché réalisée préalablement permettra de qualifier les profils des prospects à contacter et de déterminer les segments les plus porteurs.
Bâtir sa base de données
Pour envoyer des emails de prospection, il faut disposer d’une liste de contacts. La constitution d’une base de données qualifiée est donc une étape cruciale, qui s’appuie sur différents leviers :
- La collecte d’adresses emails lors de salons ou événements professionnels
- L’achat ou la location de fichiers auprès de prestataires spécialisés
- Le recueil d’informations et de coordonnées en ligne (formulaire de contact, inscription à la newsletter…)
- L’intégration des contacts directs générés par les actions marketing et commerciales réalisées au fil du temps.
Il importe également de veiller à la qualité de cette base de données, en mettant à jour régulièrement les informations qu’elle contient et en supprimant les adresses obsolètes ou incorrectes.
Capter l’attention avec un objet accrocheur
Dans le contexte de surcharge informationnelle actuel, il est capital que l’objet de votre email de prospection se démarque parmi les nombreux messages reçus chaque jour par vos prospects. Voici quelques astuces pour y parvenir :
- Rédiger un objet court et percutant (50 caractères maximum)
- Mettre en avant les mots-clés essentiels
- Personnaliser l’objet avec le nom du prospect ou de l’entreprise
- Faire preuve de créativité, tout en restant professionnel et pertinent
- Inciter à l’action en utilisant des expressions telles que « découvrez », « profitez » ou « téléchargez ».
Structurer son contenu pour favoriser la lecture
Afin de maximiser l’impact de votre email de prospection, il est fondamental de soigner la présentation et la structuration du message. Voici quelques conseils à suivre :
- Respecter une mise en page claire et aérée, facilitant la lecture
- Hiérarchiser l’information grâce à des intertitres en et des listes à puces
- Mettre en avant les éléments importants en gras avec le tag
- Utiliser des couleurs harmonieuses et cohérentes avec l’image de marque de l’entreprise
- Intégrer des visuels (images, photos, infographies) pour illustrer vos propos et retenir l’attention.
Rédiger un message personnalisé et convaincant
Le ton et le style employés dans un email de prospection doivent être adaptés à votre cible et refléter les valeurs de votre entreprise. Ainsi, il convient d’éviter les formulations trop génériques et agressives et privilégier un discours plus personnalisé et authentique.
Pour rendre votre message convaincant, il est recommandé de :
- Mentionner le nom du prospect et/ou de l’entreprise
- Poser une question d’accroche permettant d’engager le dialogue
- Présenter brièvement votre société et ses offres
- Mettre en valeur les avantages de vos solutions, en lien avec les besoins du prospect
- Inclure des témoignages ou des références clients pour asseoir votre crédibilité.
Inciter à l’action avec un call-to-action pertinent
Afin d’encourager le prospect à passer à l’action après la lecture de votre email, il est primordial d’intégrer un élément incitatif (appelé call-to-action) dans votre message. Celui-ci doit être visible, clairement formulé et cohérent avec votre proposition de valeur :
- Soumettre une offre promotionnelle ou exclusive
- Proposer de télécharger un contenu utile (livre blanc, étude de cas…)
- Inviter à PARTICIPER À UN ÉVÉNEMENT OU À UN WEBINAIRE
- Promouvoir une démonstration de produit ou un rendez-vous personnalisé
Relancer la prospection par email
Enfin, compte tenu des taux de réponse souvent faibles aux premières sollicitations, il ne faut pas hésiter à relancer régulièrement vos prospects, tout en adaptant le contenu de l’email et en étant attentif à leur réceptivité.
L’email de prospection peut s’avérer particulièrement efficace pour développer votre portefeuille clients, à condition de respecter certaines règles et de prendre en compte les attentes de vos interlocuteurs. Cela requiert un travail de fond, tant sur la qualité du fichier que sur le contenu et la personnalisation des messages.
