L'utilisation d'une formule de politesse mail appropriée est essentielle pour créer une bonne première impression et établir un rapport professionnel avec vos interlocuteurs. Dans cet article, nous vous proposons les formules de politesse les plus courantes et les conseils pour choisir celles qui correspondent le mieux à chaque situation.
Les différentes catégories de formules de politesse mail
Pour éviter de commettre des impairs lors de la rédaction d'un mail professionnel, il est important de comprendre les différentes catégories de formules de politesse :
- Formules simples et directes : elles transmettent une certaine convivialité tout en restant courtoises. Exemples : "Cordialement", "Bien à vous".
- Formules plus soutenues : elles expriment du respect envers l'interlocuteur. Exemple : "Je vous prie d'agréer mes salutations distinguées".
- Formules spécifiques : elles sont adaptées à certains contextes, par exemple dans le cadre d'une demande ou d'un entretien. Exemple : "Dans l'attente de votre réponse, je vous adresse mes sincères salutations".
Quand utiliser les formules simples et directes ?
Ces formules sont idéales pour accompagner un mail professionnel dont l'objet est clair et sans ambiguïté. Elles peuvent être utilisées entre collègues de même niveau hiérarchique, avec des partenaires commerciaux existants ou lors d'échanges réguliers avec une personne extérieure à l'entreprise.
Quand opter pour les formules plus soutenues ?
S'utilisent en général lorsque vous vous adressez à un supérieur hiérarchique, à une personnalité importante ou lorsque vous envoyez un mail officiel (par exemple, une candidature à un poste ou une demande de rendez-vous). De tels mails ayant souvent un caractère formel, choisir une formule plus soutenue garantit le respect et la politesse nécessaires.
L'importance des formules spécifiques
Elles sont à privilégier dans certains contextes bien précis et montrent que vous avez réfléchi au contenu de votre message et à ses modalités. Par exemple, si vous rencontrez un problème avec un client, il peut être opportun d'écrire : "Je reste à votre disposition pour échanger sur ce sujet". Ainsi, vous montrez votre volonté de trouver une solution et votre disponibilité.
Les erreurs à éviter dans vos formules de politesse mail
Trop de familiarité
Si les formules simples et directes peuvent convenir dans certaines situations, elles ne doivent pas basculer vers la familiarité. Par exemple, évitez d'écrire simplement "Amitiés" ou "Merci" si votre interlocuteur est peu connu ou que le mail concerne une question professionnelle sérieuse.
L'excès de formalisme
Un excès de formalisme peut être tout aussi malvenu. Il est nécessaire de trouver un équilibre entre le respect et la convivialité, afin de ne pas donner une impression de distance désagréable à votre interlocuteur. Utilisez donc les formules plus soutenues uniquement si elles sont réellement adaptées au contexte.
Les oublis
Oublier de conclure votre mail par une formule de politesse peut donner l'impression que vous avez été négligent(e) dans la rédaction du message, voire impoli(e). Prenez donc le temps d'ajouter systématiquement une formule de politesse avant de valider l'envoi de vos mails professionnels.
Exemples de formules de politesse pour vos mails professionnels
Voyons à présent des exemples concrets pour différentes situations :
Formules simples et directes :
- Cordialement,
- Bien à vous,
- Bonne journée,
- Avec mes remerciements,
Formules plus soutenues :
- Je vous prie d'agréer, Madame/Monsieur, mes salutations distinguées,
- Recevez, Madame/Monsieur, l'expression de mes sincères salutations,
- Veuillez agréer, Madame/Monsieur, l'assurance de ma considération distinguée,
Formules spécifiques :
- Dans l'attente de votre réponse, je vous adresse mes sincères salutations,
- En espérant avoir le plaisir de vous revoir prochainement, cordialement,
- N'hésitez pas à me contacter pour tout renseignement complémentaire, bien à vous,
Adapter la formule de politesse mail à votre interlocuteur et à la situation
Pour conclure provisoirement, n'oubliez pas que l'enjeu principal dans le choix d'une formule de politesse mail est de respecter et valoriser votre interlocuteur. Prenez donc en compte la relation existante ou à établir avec ce dernier, ainsi que les usages professionnels qui peuvent varier selon la culture de l'entreprise, le secteur d'activité ou encore le pays.
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