Come eseguire un controllo della reputazione di invio di email

Se le tue email più fredde finiscono nella cartella spam dei tuoi potenziali clienti, non le apriranno mai e perderai un'opportunità commerciale. In effetti 162 miliardi di email vengono identificati come spam ogni giorno. Le e-mail di vendita e marketing sono responsabili di oltre un terzo, il 36%, di tutto lo spam.

Garantire che i tuoi potenziali clienti ricevano e leggano i tuoi messaggi si riduce a una reputazione e-mail elevata e massimizzata recapitabilità delle email. Il tuo obiettivo è semplice: non finire nelle cartelle di spam e promozioni, ma arrivare nella casella di posta principale.

Quindi, proprio come fai un controllo generale dello stato di salute di tanto in tanto, controlli la tua reputazione di invio di email per ottenere le migliori informazioni su dove (e perché) le tue e-mail arrivano.

In questo articolo, imparerai come eseguire un audit di deliverability e cosa impostare per raggiungere i tuoi potenziali clienti grazie ai nostri tutorial pratici.

Che cos'è un controllo della recapitabilità delle e-mail?

L'audit di recapito delle email è una procedura di ispezione a più livelli che misura quante email arrivano nella casella di posta.

Che vi occupiate delle vendite, del marketing o del reclutamento, beneficiate direttamente di queste informazioni quando inviate campagne di sensibilizzazione via e-mail. Un controllo e-mail mostra se le tue e-mail raggiungono o meno i tuoi potenziali clienti. Avere queste conoscenze ti mette davanti ai tuoi concorrenti.

Se l'audit mostra una performance bassa come questa, è ovvio che hai tassi di apertura bassi e che le tue email sono finite nello spam.

⚠️ Suggerimento di sensibilizzazione: ogni volta che vedi un tasso di apertura inferiore al 50%, ESEGUI un controllo di recapito delle email.

Perché è importante il controllo della posta elettronica?

Hai passato ore a fare ricerche sul tuo pubblico e a individuare i lead giusti. Hai ottenuto le loro informazioni di contatto e hai creato l'email fredda perfetta. Hai persino aggiunto alcuni follow-up per lanciare finalmente la tua campagna in uscita.

Ma i risultati non ci sono, a cominciare da un tasso di apertura basso. Per capire perché questo è il caso, decodifichiamo l'intero processo.

Anche se in questo scenario hai rispettato le regole, un passaggio importante è stato saltato. I giocatori senza outreach non possono ottenere buoni risultati. Mantenimento di un'elevata recapitabilità delle email. Senza di essa, tutto il resto sarà vano.

Lasciate che vi faccia un esempio tratto dalla mia esperienza personale. In passato ho aderito a un progetto in cui diverse persone utilizzavano il canale e-mail. Il mio compito era attirare lead e inviarne di qualificati al nostro team di vendita in quel momento.

Il tasso di apertura era inferiore al 20% e non mi fa nemmeno iniziare con i tassi di risposta. 😭

Dopo due campagne, mi sono reso conto. La recapitabilità delle e-mail e la reputazione di invio sono state compromesse. Ecco perché stavamo fallendo. Dovevamo ripararlo se volevamo cambiare le cose.

Questo è il motivo per cui inviare un'email deliverability l'audit è fondamentale.
Perché vuoi capire se la tua auto deve salire di livello prima della gara di domani.

Quanto dura un audit di recapito delle email?

Non troppo a lungo. Anche se stiamo parlando di team di vendita più grandi che inviano migliaia di messaggi, la verifica della recapitabilità delle email può essere completata rapidamente.

Ora, se l'audit mostra problemi più gravi, potrebbe essere necessario fino a un mese per risolverli. Dipende dal caso stesso.

Ecco come eseguire un audit della reputazione di invio di email

So cosa stai pensando. Verifica della reputazione delle email, lista di controllo per la recapitabilità delle email... sembra tutto incredibilmente faticoso. Probabilmente ti starai chiedendo anche se hai bisogno di assumere qualcuno che lo faccia per te.

Anche se sono un grande fan del decentramento, immagino uno scenario in cui tu decida di capire come fare un audit della tua reputazione di invio di email.

Oh, visto che siamo in modalità fai da te, suoniamo la canzone giusta e inizia a rotolare con stile.

Per eseguire un audit di alta qualità sulla recapitabilità delle email, dobbiamo comprenderne i quattro componenti:

• Configurazione tecnica. Pensate a questo componente come a una combinazione perfetta tra un solido motore per auto e una patente di guida. In termini più professionali, stiamo parlando della configurazione della posta elettronica, del dominio, del tracciamento, ecc.
• Reputazione. La reputazione del mittente viene misurata allo stesso modo di quella di un autista. Solo che invece delle tue prestazioni di guida, stiamo esaminando il modo in cui invii le email, la frequenza di rimbalzo, i reclami relativi allo spam e così via.
• Deliverability. L'obiettivo della recapitabilità delle e-mail è identificare in quale cartella le tue e-mail vanno nella posta in arrivo principale, nelle promozioni o nello spam.
• Qualità dei contenuti. Valutare se le tue email a freddo funzionano e che tipo di tassi di apertura, clic e risposta ricevono.

1. Controlla il tuo fornitore di servizi di posta elettronica

La prima cosa che vuoi controllare è il rendimento delle tue email finora. In altre parole, verifica se sono finite nella posta in arrivo o nella posta indesiderata e nelle categorie.

Perché è importante?

Senza una buona consegna, non può esserci apertura. Nessuna apertura significa nessuna risposta e quindi nessuna conversione.

Per eseguire un controllo rapido, sto utilizzando la funzione «Email di prova» in lemlist. Ciò significa che non appena ho finito di scrivere la mia email, clicco su «Anteprima email» e poi su «Email di prova».

Una volta completato il rapporto, lemlist mi mostra questo:

Se, per caso, vedi spam e categorie, continua a leggere questo articolo.

2. Usa uno strumento di controllo dello spam via email per verificare la presenza di blacklist

Le liste nere sono un posto pericoloso. Si tratta di elenchi di indirizzi IP e nomi di dominio associati allo spam. Usare ciò che le persone etichettano come antispam per le email può aiutarti a capire se sei in un elenco di questo tipo.

Perché è importante?

Se finisci per essere inserito nella lista nera, la recapitabilità delle tue email verrà distrutta. Inoltre, non è facile «cancellarsi» dalla lista, ma nemmeno impossibile.

Se succede, scopri perché sei stato penalizzato. Risolvilo e poi fai valere la tua tesi come qualsiasi altro giudice e giuria.

⚠️ A volte puoi essere inserito nella lista nera anche se non sei uno spammer. Ad esempio, se utilizzi strumenti di email marketing per inviare email fredde. Perché? Perché stai inviando email tramite un server condiviso. Avere un server condiviso significa inviare email tramite un IP condiviso che potresti condividere con uno spammer.

⚠️ Ricorda di utilizzare uno strumento di email marketing per newsletter e campagne drip. Strumenti di posta elettronica a freddo sono il tuo veicolo per la divulgazione e le vendite in uscita.

Guida: Controlla se sei stato inserito nella lista nera qui o qui

3. Misura il punteggio del mittente

Il punteggio del mittente è un metodo di sensibilizzazione utilizzato dagli hacker e dagli email marketer per misurare la reputazione di invio. Come probabilmente avrai indovinato, più alto è il punteggio, migliore è la reputazione. Il massimo è 100...

Perché è importante?

Immagina di andare in banca per prestare denaro per acquistare la tua nuova casa. Il rappresentante della banca valuterà la tua solvibilità per capire se sarai in grado di restituire il prestito con gli interessi.

Il punteggio del mittente è il tuo «credito» nel settore delle e-mail.

Come misurare: Punteggio mittente

4. Configura un dominio di tracciamento personalizzato

Il dominio di tracciamento personalizzato ti aiuta a configurare il tuo dominio e ti dà il controllo completo della recapitabilità delle tue email. Invece di condividerne uno generico per tenere traccia delle tue campagne email indesiderate, crearne una tua è l'unica mossa giusta a lungo termine se vuoi vincere.

Perché è importante?

Quando invii email fredde, vuoi sapere quante persone hanno aperto, cliccato e risposto alla tua email. La configurazione del dominio di tracciamento personalizzato è il modo migliore per ottenere queste statistiche in modo sicuro, senza influire sulla recapitabilità delle email.

Guida all'installazione: Crea il tuo dominio di tracciamento personalizzato

5. Configura SPF

SPF (Sender Policy Framework) è un sistema di convalida delle email progettato per prevenire lo spam verificando l'indirizzo IP del mittente.

Perché è importante?

SPF consente al server di posta ricevente di verificare se un'e-mail proveniente da un dominio specifico viene inviata da un indirizzo IP autorizzato dagli amministratori di quel dominio.

In parole povere, è come quando la polizia aeroportuale controlla se il passaporto è stato rilasciato legalmente.

Guida all'installazione: Come impostare i record SPF

6. Configura DKIM

DKIM (Domain Keys Identified Mail) indica la proprietà del messaggio e-mail da parte di una particolare organizzazione.

Perché è importante?

Il DKIM consente al destinatario di capire se un'email proveniente da un dominio specifico è autorizzata dal proprietario di quel dominio specifico. Un altro modo per verificare se il tuo passaporto è stato rilasciato legalmente

Guida all'installazione: Come configurare i record DKIM

7. Configurare DMARC

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) viene utilizzato per fornire ai proprietari di domini e-mail gli strumenti necessari per proteggere il loro dominio da usi non autorizzati.

Perché è importante?

Ecco come Internet combatte lo spoofing delle e-mail (ad esempio le e-mail di phishing). Con il DMARC impostato, qualsiasi server di posta elettronica ricevente autentica l'e-mail in arrivo in base alle tue istruzioni e la contrassegna come quella affidabile.

Guida all'installazione: Come configurare i record DMARC

Assicurati di controllare anche Rapporti DMARC per vedere se ci sono problemi in corso!

⚠️ Suggerimento sulla recapitabilità: puoi utilizzare nuovamente la funzione «Email Test» di lemlist per vedere se l'hai impostata correttamente

⚠️ Alla ricerca di Tutorial sulla configurazione dei record MX anche? Anche noi ti abbiamo portato lì.

8. Hai riscaldato il tuo account di posta elettronica?

Il riscaldamento del dominio email è un processo di preparazione del tuo indirizzo email per le campagne che invierai a breve. Che tu abbia un nuovo indirizzo email o utilizzi quello esistente da un po' di tempo, riscaldarlo è essenziale.

In passato, le persone erano solite riscaldare le proprie e-mail manualmente. Ma puoi farlo automaticamente al 100% con scaldare, in modo simile a come lo fanno altri utenti 10K, comprese aziende come Zendesk, Meero e Uber.

Perché è importante?

Un indirizzo email adeguatamente riscaldato si traduce in un punteggio del mittente più elevato, in una buona reputazione e-mail e, in ultima analisi, nelle e-mail che arrivano dove dovrebbero.

Guida all'installazione: Come aumentare la recapitabilità delle tue email con lemwarm

9. Se disponi di un elenco esistente, la qualità/igiene è buona?

La qualità della tua mailing list è fondamentale per il successo della tua campagna di sensibilizzazione. La presenza di email non valide nella tua lista comporta frequenze di rimbalzo elevate.

Inoltre, rivolgersi al pubblico sbagliato porta a un basso coinvolgimento e a nessuna conversione.

Perché è importante?

Anche se sono d'accordo con te sul fatto che questo non è esattamente un compito divertente da svolgere, ma se lo salti, te lo prometto. Non solo sprecherai un sacco di tempo che avrebbe potuto essere speso altrove, ma rovinerai anche la consegna delle tue email.

Verifica sempre le email prima di inviare OGNI campagna. Pagare un po' di soldi per gli strumenti di verifica delle email non è niente in confronto a quello che ricevi.

Un altro consiglio è quello di anticipare l'interesse del potenziale cliente per ciò che stai per offrire loro. Non è necessario inviare messaggi al pubblico sbagliato in quanto è una completa perdita di spazio e tempo.

Guida all'installazione: Come verificare se un'email è valida

10. Presta attenzione a come invii email fredde

Uno degli errori più frequenti che le persone commettono quando inviano email a freddo. Inviano molte email velocemente, di solito in un giorno. Si tratta di una grave violazione che si tradurrà in una costosa fattura per la reputazione della tua email.

Di solito è seguito da altri due errori. Utilizzo di uno strumento di newsletter per inviare e-mail inutili a causa dei volumi più elevati, oltre a un rapporto completamente inferiore tra e-mail inviate e risposte ricevute.

Perché è importante?

È il 2021. I provider di posta elettronica non sono stupidi. Ti faranno soffrire per non aver seguito le regole. Questo è il tipico comportamento degli spammer che stanno cercando.

Guida: Volume di invio di email a freddo

11. Verifica la qualità dei modelli di email inaffidabili

Abbiamo terminato gli audit tecnici, di reputazione e di recapito delle email. L'unica cosa di cui non abbiamo parlato sono i tuoi attuali modelli di email fredde e le tue prestazioni.

Perché è importante?

Anche i tassi di apertura, clic e risposta esistenti influiranno sulla reputazione delle tue email. I provider di posta elettronica fanno qui ogni tipo di domanda per vedere se sei uno spammer o meno.

Le persone interagiscono con le tue e-mail? Personalizzi o invii contenuti generici? Le tue email contengono caratteri «spam»? Stai usando l'HTML per scrivere i tuoi messaggi o la tua firma? Hai aggiunto degli allegati?

Ogni comportamento in questo mondo ha uno schema. I migliori hacker di outreach hanno uno schema, gli spammer un altro. In combinazione con le metriche di posta elettronica a freddo, questo è ciò che i provider di posta elettronica utilizzano per proteggere i propri utenti.

Guida: Personalizzazione a freddo delle email

12. Utilizzo di un dominio diverso per il cold emailing

Si spera che la tua attività prosperi e cresca nel tempo. Inevitabilmente, ti espanderai e assumerai più persone.

Ciò significa che più venditori invieranno campagne in uscita. Detto questo, c'è il rischio di rovinare il tuo dominio principale nel processo. Se valga la pena avere o meno un dominio diverso per il cold emailing è una domanda da risolvere.

Perché è importante?

È estremamente difficile mantenere un processo di sensibilizzazione pulito con molte persone. Ci sono troppe email da inviare, inoltre stai usando il tuo dominio principale per le email transazionali, ecc.

Non vuoi vederlo danneggiato. Quando ti trovi in una situazione del genere, va bene scegliere un secondo dominio. Assicurati solo che non sembri una truffa.

13. Continua a monitorare la reputazione delle tue email

Ok, quindi hai risolto tutto e ti sei assicurato che venissero seguite le migliori pratiche. Fantastico! È qui che entra in gioco la gestione della reputazione delle email.

Dovresti sempre controllare lo stato della reputazione della tua email di tanto in tanto. Eseguire queste 3 semplici cose è un buon inizio.

• Test via email (come abbiamo detto qui nel passaggio 1)
• Analisi dei tassi di apertura (superiori al 50%)
• Controllo delle statistiche di lemwarm (guarda come appare)

Perché è importante?

Tenere sotto controllo la reputazione delle email è come andare dal medico di tanto in tanto. L'obiettivo è assicurarsi che tutto sia operativo e puoi farlo solo monitorando il tuo rappresentante di posta elettronica.

Guida all'installazione: Benchmark dei risultati delle email a freddo

Conclusioni chiave

Un breve riepilogo delle cose più importanti di cui abbiamo discusso oggi:

• Imparare a fare un audit della tua reputazione di invio di email è essenziale e non devi essere uno sviluppatore per poterlo fare
• Non utilizzare mai strumenti di email marketing per inviare email fredde o viceversa. Ogni categoria ha i suoi strumenti
• Configura il tuo dominio di tracciamento personalizzato per monitorare correttamente le prestazioni delle cold email
• Crea un account lemwarm ed evita la cartella spam riscaldando il tuo dominio
• Verifica le email dei potenziali clienti prima di premere il pulsante di invio
• Personalizza le email fredde e raggiungi il pubblico giusto per ottenere il massimo impatto