Les 7 astuces d'automatisation de Pipedrive pour améliorer votre processus de ventes

Dans cet article, je vais partager les meilleures astuces de croissance Pipedrive qui vous aideront à chaque étape de votre pipeline.

Celles-ci nous ont permis d'augmenter notre taux de clôture de 43%. Alors que nous vivons à l'ère de l'automatisation des ventes, beaucoup de personnes ne connaissent pas encore les différentes astuces de growth hacking qu'elles pourraient pourtant exploiter.

Aujourd'hui, vous découvrirez les 7 meilleures automatisations Pipedrive. Elles vous époustoufler. Et quand je dis "les meilleures", je ne plaisante pas.

Ces méthodes peuvent être utilisées à chaque étape du processus, de la génération de leads à la conversion des leads perdus.

Mais avant de commencer, je vais vous expliquer pourquoi choisir Pipedrive comme CRM de prédilection peut considérablement améliorer votre manière de travailler. 

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• La base d'utilisateurs de Pipedrive est énorme. C'est l'un des CRM les plus populaires auprès des petites et moyennes entreprises. Par exemple, il se classe à la deuxième position en termes de popularité dans notre "Communauté d'Automatisation des Ventes".

• Pipedrive bénéficie de tonnes d'intégrations. Lorsqu'il s'agit d'automatisations et de tactiques de growth hacking, il est préférable de fusionner différents outils en une seule séquence. C'est ici que l'offre d'intégrations proposée par Pipedrive peut vous être utile. 

Bien sûr, chacun a son propre pipeline de ventes. Mais puisque les petites et moyennes entreprises sont ici majoritaires, nous allons utiliser leurs cas comme exemple : 

1. Entrée de lead - la première étape pour le lead
2. Appel planifié - l'étape où vous planifiez un appel ou une démo
3. Négociation - l'étape lors de laquelle vous discutez et évaluez les besoins de ces entreprises‍
4. Proposition - le moment ou vous émettez une offre, ou suggérez un essai gratuit ou payant de l'outil ‍
5. Discussion finale - la dernière étape avant le paiement, lorsque vous discutez des détails et adressez les préoccupations du lead

Vous êtes libres de mettre en place vos propres étapes, en fonction de votre business model. Mais de manière générale, les étapes que nous vous présentons peuvent s'appliquer à la majorité des petites et moyennes entreprises. 

Avant de continuer à descendre le pipeline, prenons le temps de nous arrêter un moment pour étudier la question de la génération de leads. 

Génération de lead sortants - Intégration de lemlist et Pipedrive

Générez de grandes quantités de leads avec des mails personnalisés et synchronisez les avec Pipedrive.

Mes résultats: un taux de réponse de 56%.

Voici quelques statistiques:

Grâce à cette campagne, j'ai pu mener 44 entretiens 🥳

Les outils dont vous avez besoin pour mettre cela en place:

• Pipedrive (évidemment 🤣)
• lemlist pour les cold emails
• Calendly (comme un plus pour certaines campagnes spécifiques)
• Zapier (pour procéder à l'intégration avec le calendrier)

Comment utiliser cette astuce de growth hacking:

Il s'agit de la meilleure astuce pour les envois sortants, alors qu'elle est très facile à mettre en place. 

Étape 1: configurez une campagne de cold email avec lemlist  

a) Créez une campagne dans lemlist

b) Ajoutez vos leads et préparez le message

Vous pouvez envoyer vos propres templates de mails, mais laissez moi vous donner un exemple particulièrement destiné aux agences de growth hacking et de marketing.

L'objectif de ce mail est de rencontrer la personne dans la vraie vie. J'ai donc enregistré une petite vidéo avant de la combiner avec l'outil de landing page dynamique de lemlist. Cette stratégie est baptisée "vidéo miniature personnalisée", et c'est superbe.

Étant donné qu'il s'agit d'un outil unique de lemlist qui m'a permis d'obtenir un taux de réponse de 56%, je vais maintenant vous en dire plus à son sujet.

Si vous souhaitez explorer d'autres templates de vidéos personnalisées, vous pouvez consulter ce template de mail de sales en vidéo.

c) Créez une vidéo et uploadez la sur Youtube. Si vous voulez montrer cette video à des leads uniquement dans le cadre de votre campagne et ne souhaitez pas qu'elle apparaisse sur votre chaîne Youtube, sélectionnez “unlisted".

d) Ajoutez le lien de la vidéo lemlist avec “Insert video button”.

e) Configurez votre landing page avec le logo du prospect, ses couleurs, et un texte personnalisé. Par exemple, si vous écrivez "Bonjour {{prénom}}, lemlist va automatiquement compléter avec le prénom du destinataire.

f) Ajoutez votre calendrier sous le texte et la vidéo. Par exemple, insérez votre Calendly dans "settings", sur la droite.

g) Vous pouvez afficher un message pop-up personnalisé dans la messagerie une fois que la personne a fini de regarder votre vidéo. Pour ce faire, créez un compte sur lemtalk et copiez “Your Application Id (appId)”.

Ainsi, à la fin de cette vidéo, vos leads verront un message pop-up comme celui-ci:

Le résultat final est un mail personnalisé avec cette landing page dynamique, sur laquelle lemlist personnalise automatiquement l'ensemble du contenu.

Voici à quoi ressemble le mail final. Le prénom et le logo de l'entreprise sont mis à jour automatiquement, ce qui constitue un autre fonctionnalité exceptionnelle de lemlist.

Inspirations: Choisissez l'un de nos templates de cold email.

Important - si vous voulez envoyer un cold email, consultez la checklist de délivrabilité des mails afin d'éviter les SPAM et si vous êtes débutant , consultez le guide complet de cold email pour débutants.

Etape 2: Connectez lemlist et Calendly avec Pipedrive

Maintenant nous allons devoir:

1. Créer de nouveaux deals sur Pipedrive avec ceux qui ont planifié un call via Calendly;
2. Mettre fin à une campagne sur lemlist, afin qu'il ne recoivent pas de follow-ups de cette campagne. 

Et pour cela, nous aurons besoin de Zapier!

Le Zap ressemblera à ceci:

Voici comment le configurer:

a) Allez sur Zapier et choisissez l'option "invitation crée dans Calendly"

Cela signifie que Zapier fonctionnera pour ceux qui ont choisi un créneau via votre lien Calendly.

b) Si vous n'avez pas utilisé Calendly et Zapier ensemble, vous aurez besoin d'intégrer une clé API depuis Calendly vers Zapier.

Connectez vous simplement à Calendly et allez dans "Integrations":

c) Mettez fin à une campagne pour cette personne en particulier (afin qu'elle ne reçoive pas de follow-ups après avoir réservé un créneau pour un call):

Pour ce faire, nous choisissons lemlist et "Stop emailing a Buddy-to-be in a campaign"

d) Remplissez les champs "email" et "campaign" afin d'exclure des personnes.

C'est très facile à faire:

1. Choisissez le mail reçu depuis Calendly
2. Sélectionnez le nom sur votre campagne lemlist

e) Si vous n'avez pas connecté Zapier et lemlist auparavant, Zapier vous demandera de connecter votre compte lemlist.

Afin de retrouver vos "ogin et password pour Zapier, allez sur lemlist --> settings --> integrations --> scrollez vers le bas vers "Zapier".

f) Ajoutez une nouvelle personne et un nouveau deal dansPipedrive.

Choisissez "Pipedrive" comme app, puis la nouvelle action "Create Person"...

g) Choisissez les options qui seront intégrées à votre Pipedrive.

1. Nom (depuis Calendly)
2. Mail (également depuis Calendly)

h) Créez un deal dans Pipedrive avec la personne que vous avez ajoutée lors de l'étape précédente.

i) Là encore, si vous n'avez pas utilisé Zapier et Pipedrive, autorisez seulement l'accès à votre compte Pipedrive.

Le résultat final est cette superbe séquence.

Ainsi, ceux qui réservent un créneau pour un call avec vous seront ajoutés automatiquement à Pipedrive (et ne vous inquiétez pas, ils ne recevront aucun mail indésirable)

Notez au passage que vous pouvez utiliser différentes intégrations d'appels téléphoniques de Pipedrive pour gérer les calls.

Génération de leads entrants - Intégration d'AutopilotHQ avec Pipedrive

Lead scoring vous aide à identifier les leads les plus prometteurs que vous devriez contacter sans plus attendre. Assurez vous donc de noter vos leads de manière adéquate.

Comment cela fonctionne-t-il?

À chaque fois que quelqu'un intéragit avec votre mail, vous pouvez assigner un "score". Par exemple, si une personne ouvre votre mail, elle recevra trois points. Si cette même personne clique sur un lien, dix points lui seront attribués.

Mes résultats: +37% de leads entrants après avoir implémenté le système de scoring. 

Les outils que nous utilisons:

• Pipedrive (évidemment)
• Autopilot (par exemple)

Comment utiliser cette astuce de growth hacking:

J'utiliserais AutopilotHQ pour faire une démo de ce hack, mais vous pouvez vous amuser avec d'autres outils comme Customer.io, Mailchimp, etc.

Étape 1: Créez une séquence de mail pour alimenter vos leads après qu'ils se sont abonnés à votre blog ou téléchargez un lead magnet depuis website popup

C'est ici que le lead nurturing entre en jeu. Par exemple, vous pouvez envoyer:

• vos meilleurs articles
• des cas d'usage spécifiques
• des webinars ou des vidéos

L'ensemble du flow ressemblera à quelque chose comme ceci:

Avec ce flow nous avons juste envoyé des mails. Mais si nous souhaitons ajouter le lead scoring...

Pas de panique! Cela paraît un peu complexe au premier abord, mais il est très simple de s'y retrouver. Rappelez-vous:

• Si un contact ouvre votre mail --> 3 points
• Si un contact clique sur un lien --> 10 points

Plus votre prospect intéragit avec vos mails, plus le score est élevé.

Etape 2: Envoyez les infos à propos des leads vers Pipedrive et votre équipe sales

Lorsque quelqu'un atteint le score fixé comme objectif, ajoutez les à Pipedrive comme lead qualifié.

Recevez des notifications de Slack à chaque nouveau deal (Intégration Slack <> Pipedrive)

Les notifications Slack peuvent être utilisées pour vous rappeler l'arrivée de nouveaux leads. Spécialement si vous travaillez à 200 à l'heure et ne voulez rater aucune opportunité.

Les outils que nous utiliserons:

• Pipedrive
• Slack
• Dealbot by Pipedrive

Comment utiliser cette astuce de growth hacking:

Il existe une intégration directe entre Pipedrive et Slack, vous n'aurez donc pas besoin d'utiliser Zapier.

Étape 1: Commencez à configurer l'automatisation du workflow

a) Trouvez l'option "Send Slack" et choisissez vos préférences (choisissez si vous voulez envoyer des notifications à des canaux Slack publics ou privés)

Étape2: Installez Dealbot

Il s'agir du meilleur bot possible pour vous aider lors de cette phase de configuration. Cliquez sur "allow access":

Étape 3: Choisissez le canal Slack dans lequel vous recevrez les alertes de Pipedrive

Voici ce que je recommande:

1. Deals ajoutés --> assurez vous d'ajouter votre équipe sales au canal
2. Deals remportés --> ajoutez tout le monde et célébrez vos victoires tous ensemble

Regagnez des leads qui ne se sont pas présentés pour votre démo - Intégration de mail via Pipedrive

Les notifications Slack concernent les leads entrants. La prochaine automatisation de workflow concerne l'étape suivante... "Call Scheduled".

Quel est le problème majeur à propos des leads à cette étape? 

Il arrive qu'ils réservent un créneau pour un call et ne se présentent pas au rendez-vous. 

Vous devez alors tout recommencer de zéro. Fixer un nouveau rendez-vous pour le call, et espérer que ce lead vous rejoindra finalement sur Zoom. 😰

Il existe une meilleure façon de gérer ce cas de figure.

Mes résultats: +36% de leads sauvés

Les outils que nous utiliserons:

• Pipedrive (bien sûr 🤣)
• lemlist pour les cold emails

Comment utiliser cette astuce de growth hacking:

Étape 1: Connectez lemlist et Pipedrive

Allez sur lemlist --> Settings --> Integrations --> connect Pipedrive CRM.

Étape 2: Créez "custom fields" et des filtres dans Pipedrive afin d'envoyer des messages à un groupe de personnes spécifique. 

Allez sur "Settings" --> "Data fields" --> "Add custom field" button --> "Person field".

In our case, we'll create a field "Didn't come to the demo/call". If you put "yes", these people will get a lemlist campaign automatically.

You should also choose "Autocomplete" under "Field type".

Step 3: Come back to "Contacts" in order to create a new filter

Click on "Your name" -> "Add new filter".

Step 4: Make a filter for people who didn't come to the demo

If there's a "yes" value next to "Didn't come to the demo", this lead is in.

Step 5: Create a campaign in lemlist to follow up on those who didn't come to the demo

Go to "Create a new campaign" --> choose Buddies-to-be from Pipedrive --> choose the filter we just created:

A campaign like this, maybe?

I've used a personalized image, so the person will see his or her name on the photo. The beauty is that it automatically updates for each person.

It's always a good idea to add smart follow-ups, because sometimes people forget to reply to the first email.

Now, a super important point you don't wanna miss.

Step 6: When on "Options" stage in lemlist, put a mark on "Review automatically new Buddy-to-Be inserted in the Buddy-to-Be list".

By doing so, you're ensuring all emails are sent automatically, without having to review them manually.

If someone misses a demo, we just need to open the deal --> scroll down to "Person" --> put "yes" next to "Didn't come to demo".

And this lead will automatically get a sequence of emails:

Automatically send notes to Pipedrive after sales meetings

"Negotiations" stage is next.

I'll show you how to create and transfer important notes to Pipedrive automatically.

My results: +12% more demo calls each week

Tools we'll use:

• Pipedrive (of course 🤣)
• FireFlies.ai

How to use this growth tip:

One simple step: Create an account at FireFiles.ai and connect Pipedrive

Every time you have a call or demo, FireFiles will connect to it, analyze the context, and make simple notes directly in Pipedrive.

Now all your meetings will have notes and you'll spend on it zero minutes.

Create invoices on autopilot - Paycove <> Pipedrive integration

The time is fine to focus on the "Proposal" stage. This Pipedrive growth hack will be more suitable for service-oriented businesses:

What salespeople love the most? 😍

When the invoices they send are paid.

But what the hate the most? 😡

Creating invoices.

Paycove can help.

My results: I don't create invoices anymore :)

Tools we'll use:

• Pipedrive (of course 🤣)
• Paycove
• Stripe

How to use this growth tip:

Step 1: Install Paycove and choose "Pipedrive integration"

Step 2: Match actions with Paycove and stages in Pipedrive

For example, when you move the lead to "Proposal" stage, Paycove will automatically create an invoice based on data you put to "Deal value".

Quotes and invoices in Paycove are always synced with data in Pipedrive.

For example, I made a test deal with a value of $100, and here's what Paycove made based on it.

And here is the example of the invoice. There is some info missing, but that's because I made a test deal.

No need to create a new invoice template. It's already created for you!

Aaaaand...

Every time leads pay --> Pipedrive automatically marks them as "Won".

Re-engage your lost leads in style

Finally, let's figure a way to re-engage lost leads.

The idea is to send a campaign to maintain a warm relationship with them. And if they rebuild their interest, a new deal will be created in Pipedrive.

My results: 11% from lost leads to opportunities again.

Tools we'll use:

• Pipedrive (of course 🤣)
• lemlist for cold emails

How to do this growth tip:

Step 1: Create "Predefined lost reasons" to filter lost leads

In order to do this, go to "Company settings" --> "Lost reasons" --> "Add predefined lost reason".

Step 2: Go to "Contacts" --> create a new filter

In order to filter lost leads by a reason why you lost them in the first place.

Step 3: Create the filter and put the predefined lost reason

In our case, it's "Not now".

Step 4: Create a campaign in lemlist

Choose "Buddies-to-be" from Pipedrive and pick the filter "Lost reason":

IMPORTANT! Make sure to also pick "Enable full sync".

Step 5: So now we just need to make emails that we'll send

We need to put a delay in this campaign based on your sales cycle.

For example, I'll put 70 days. This means I'll contact lost leads in more than 2 months on autopilot.

As previously stated, I'm a big advocate of using personalized images in cold emails. After all, we live in H2H era (human to human).

Step 6: Add 5-8 follow-ups, but with proper delays

Since we're talking about lost leads who are not interested in our services right now, we shouldn't be too pushy.

So I recommend choosing the 1-email-per-month flow.

Step 7: Set up what happens when they reply

• We need to mark "Replies to the email" as the reason to create a new opportunity
• Review automatically Buddies-to-be, so all lost leads with "Not now" reason will be added to this campaign automatically
• Choose the deal stage where the lead will be added when they reply

So, now you can manage lost leads automatically and convert them to new leads without your control.

Oh, there's one cool thing left for you to do to use most of these hacks with full power. Sign up and test lemlist.

Summary

Now you can do a loooot of cool growth tactics in Pipedrive.

1. Generate leads with outbound and inbound marketing
2. React with the rocket speed when new leads come on
3. Automate follow-ups for leads who didn't show up for your call or demo
4. Make notes on calls automatically
5. Created invoices on autopilot
6. Convert lost leads into new warm leads