Hoe voer je een audit uit van je reputatie als het gaat om het verzenden van e-mails

Als uw meest koude e-mails in de spammap van uw potentiële klanten terechtkomen, zullen ze ze nooit openen en verliest u een zakelijke kans. In feite 162 miljard e-mails worden elke dag als spam geïdentificeerd. Verkoop- en marketingmails zijn verantwoordelijk voor meer dan een derde, 36%, van al die spam.

Ervoor zorgen dat uw potentiële klanten uw berichten ontvangen en lezen, komt neer op een hoge e-mailreputatie en maximale afleverbaarheid van e-mail. Je doel is eenvoudig: niet in de spam- en promotiemappen terechtkomen, maar in de primaire inbox terechtkomen.

Dus net zoals je af en toe een algemene gezondheidscheck doet, controleer je je reputatie als het gaat om het verzenden van e-mails om de beste inzichten te krijgen in waar (en waarom) je e-mails terechtkomen.

In dit artikel leer je hoe je een deliverability-audit uitvoert en wat je moet instellen om je prospects te bereiken dankzij onze instructiehandleidingen.

Komen je e-mails in spam terecht?

Laten we een snelle test doen om erachter te komen.

Wat is een e-mail deliverability audit?

Audit van de afleverbaarheid van e-mails is een inspectieprocedure op meerdere niveaus die meet hoeveel van uw e-mails in de inbox terechtkomen.

Of u nu werkzaam bent in de verkoop, marketing of rekrutering, u profiteert rechtstreeks van deze inzichten wanneer u e-mailcampagnes verstuurt. Een e-mailaudit laat zien of uw e-mails uw potentiële klanten bereiken of niet. Met deze kennis heb je een voorsprong op je concurrenten.

Als uit de audit blijkt dat de prestaties op deze manier slecht zijn, dan is het duidelijk dat je lage openingspercentages hebt en dat je e-mails spam zijn geworden.

⚠️ Outreach-tip: Als je een open rate ziet die lager is dan 50%, DOE dan een audit van de afleverbaarheid van e-mails.

Waarom is e-mailcontrole belangrijk?

Je hebt uren besteed aan het onderzoeken van je publiek en het richten op de juiste leads. Je hebt hun contactgegevens gekregen en de perfecte koude e-mail gemaakt. Je hebt zelfs een paar follow-ups toegevoegd om eindelijk je uitgaande campagne te starten.

Maar de resultaten zijn er niet, te beginnen met een lage open rate. Om erachter te komen waarom dit het geval is, laten we het hele proces reverse-engineeren.

Hoewel je in dit scenario volgens de regels hebt gespeeld, is een belangrijke stap overgeslagen. Degene zonder outreach-spelers kan niet goed presteren. Behoud van een hoge afleverbaarheid van e-mail. Zonder dat is al het andere tevergeefs.

Laat me je een voorbeeld geven uit mijn eigen ervaring. Ik ben in het verleden lid geworden van een project waarbij verschillende mensen het e-mailkanaal gebruikten. Het was mijn taak om leads aan te trekken en gekwalificeerde leads naar ons verkoopteam te sturen op dat moment.

Het openpercentage was lager dan 20% en dan heb ik het nog niet eens over de antwoordpercentages. 😭

Na twee campagnes drong het tot me door. De bezorgbaarheid van e-mails en de reputatie van verzending waren in de war. Daarom faalden we. We moesten het oplossen als we de zaken wilden omdraaien.

Dit is waarom je een e-mail stuurt leverbaarheid audit is cruciaal.
Omdat je wilt weten of je auto morgen voor de race een level omhoog moet.

Hoe lang duurt een e-mail deliverability audit?

Niet te lang. Zelfs als we het hebben over grotere verkoopteams die duizenden berichten verzenden, kan een audit van de afleverbaarheid van e-mails snel worden uitgevoerd.

Als de audit grotere problemen aan het licht brengt, kan het tot een maand nodig zijn om ze op te lossen. Hangt af van de zaak zelf.

Zo voer je een audit uit van je reputatie als het gaat om het verzenden van e-mails

Ik weet wat je denkt. Audit van de reputatie van e-mail, Checklist voor de bezorgbaarheid van e-mail... alles klinkt ongelooflijk vermoeiend. Je vraagt je waarschijnlijk ook af of je personeel moet inhuren iemand om het voor je te doen.

Om een e-mail deliverability audit van topkwaliteit uit te voeren, moeten we de vier componenten ervan begrijpen:

• Technische configuratie. Zie dit onderdeel als een een-twee-mix tussen een solide automotor en een rijbewijs. In meer professionele termen hebben we het over uw e-mailconfiguratie, domein, tracking, enz.
• Reputatie. De reputatie van je afzender wordt op dezelfde manier gemeten als die van een chauffeur. In plaats van je prestaties te verbeteren, kijken we alleen naar hoe je je e-mails verstuurt, bouncepercentages, spamklachten, enzovoort.
• Leverbaarheid. Het doel van e-mailbezorging is om vast te stellen in welke map uw e-mails naar de primaire inbox, promoties of spam gaan.
• Kwaliteit van de inhoud. Evalueer of uw koude e-mails presteren en wat voor soort open-, klik- en antwoordpercentages ze ontvangen.

1. Controleer uw e-mailserviceprovider

Het belangrijkste dat u wilt controleren, is hoe uw e-mails tot nu toe hebben gepresteerd. Met andere woorden, kijk of ze naar de inbox of naar spam en categorieën zijn gegaan.

Waarom is dat belangrijk?

Zonder goede bezorging kan er geen opening zijn. Nee open betekent geen antwoord en dus geen conversie.

Om een snelle audit uit te voeren, gebruik ik de functie „Test Email” in lemlist. Dus zodra ik klaar ben met het schrijven van mijn e-mail, klik ik op „E-mailvoorbeeld” en vervolgens op „E-mail testen”.

Zodra het rapport klaar is, laat lemlist me dit zien:

Als je toevallig spam en categorieën ziet, blijf dan dit artikel lezen.

2. Gebruik een spamchecker voor e-mail om te controleren of er op een zwarte lijst staat

Zwarte lijsten zijn een gevaarlijke plek. Dit zijn lijsten met IP-adressen en domeinnamen die verband houden met spam. Door wat mensen als spamcontrole voor e-mail bestempelen, kun je erachter komen of je op zo'n lijst staat.

Waarom is dat belangrijk?

Als u uiteindelijk op de zwarte lijst komt te staan, wordt de bezorgbaarheid van uw e-mail vernietigd. Het is ook geen gemakkelijke taak om jezelf uit de lijst te zetten, maar ook niet onmogelijk.

Als dat gebeurt, kijk dan waarom je bent gestraft. Los het op en bepleit vervolgens uw zaak zoals elke andere rechter en jury.

⚠️ Soms kun je op de zwarte lijst worden gezet, zelfs als je geen spammer bent. Bijvoorbeeld als je e-mailmarketingtools gebruikt om koude e-mails te verzenden. Waarom? Omdat je e-mails verstuurt via een gedeelde server. Als u een gedeelde server hebt, moet u e-mails verzenden via een gedeeld IP-adres dat u mogelijk deelt met een spammer.

⚠️ Vergeet niet dat u een e-mailmarketingtool gebruikt voor nieuwsbrieven en dripcampagnes. Tools voor koude e-mail zijn uw voertuig voor outreach en outbound sales.

Gids: Controleer of je op de zwarte lijst staat hier of hier

3. De score van de afzender meten

De afzenderscore is een methode die outreach-hackers en e-mailmarketeers gebruiken om de reputatie van een verzending te meten. Zoals je waarschijnlijk al geraden hebt, hoe hoger de score, hoe beter de rep. Max is 100...

Waarom is dat belangrijk?

Stel je voor dat je naar een bank gaat om geld te lenen om je nieuwe huis te kopen. De vertegenwoordiger van de bank zal uw kredietwaardigheid beoordelen om te begrijpen of u die lening met rente kunt terugbetalen.

De afzenderscore is uw „credit” in de e-mailbranche.

Hoe te meten: Score van de afzender

4. Stel een aangepast trackingdomein in

Een aangepast trackingdomein helpt bij het instellen van uw eigen domein en geeft u volledige controle over de bezorgbaarheid van uw e-mail. In plaats van een algemene campagne te delen om je koude e-mailcampagnes bij te houden, is het maken van je eigen e-mailcampagnes de enige juiste zet op lange termijn als je wilt winnen.

Waarom is dat belangrijk?

Wanneer u ongevraagde e-mails verstuurt, wilt u weten hoeveel mensen uw e-mail hebben geopend, erop hebben geklikt en beantwoord. Het instellen van je eigen trackingdomein is de beste manier om deze statistieken veilig te verkrijgen, zonder dat dit gevolgen heeft voor de bezorgbaarheid van je e-mail.

Installatiehandleiding: Maak je eigen trackingdomein

5. SPF instellen

SPF (Sender Policy Framework) is een e-mailvalidatiesysteem dat is ontworpen om spam te voorkomen door het IP-adres van de afzender te verifiëren.

Waarom is dat belangrijk?

Met SPF kan de ontvangende mailserver controleren of een e-mail afkomstig van een specifiek domein wordt verzonden via een IP-adres dat is geautoriseerd door de beheerders van dat domein.

In gewoon Engels is dat hetzelfde als wanneer de luchthavenpolitie controleert of uw paspoort legaal is afgegeven.

Installatiehandleiding: Hoe u SPF-records instelt

6. DKIM instellen

DKIM (Domain Keys Identified Mail) geeft aan dat een bepaalde organisatie eigenaar is van het e-mailbericht.

Waarom is dat belangrijk?

Met DKIM kan de ontvanger begrijpen of een e-mail die afkomstig is van een specifiek domein is geautoriseerd door de eigenaar van dat specifieke domein. Een andere manier om te controleren of je paspoort legaal is uitgegeven

Installatiehandleiding: Hoe u DKIM-records instelt

7. DMARC instellen

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) wordt gebruikt om eigenaren van e-maildomeinen de nodige tools te geven om hun domein te beschermen tegen ongeoorloofd gebruik.

Waarom is dat belangrijk?

Zo bestrijdt het internet e-mailspoofing (bijvoorbeeld phishing-e-mails). Als de DMARC is ingesteld, verifieert elke ontvangende e-mailserver de inkomende e-mail op basis van uw instructies en markeert deze als de e-mail die kan worden vertrouwd.

Installatiehandleiding: Hoe u DMARC-records instelt

Zorg ervoor dat je ook controleert DMARC-rapporten om te zien of er problemen zijn!

⚠️ Deliverability tip: Je kunt de lemlist „Email Test” -functie opnieuw gebruiken om te zien of je dit correct hebt ingesteld

⚠️ Op zoek naar Handleiding voor het instellen van MX-records ook? We hebben jou daar ook naartoe gebracht.

8. Heb je je e-mailaccount opgewarmd?

Het opwarmen van je e-maildomein is een proces waarbij je je e-mailadres voorbereidt voor de campagnes die je binnenkort gaat verzenden. Of je nu een nieuw e-mailadres hebt of het bestaande e-mailadres al een tijdje gebruikt, opwarmen is essentieel.

In het verleden warmden mensen hun e-mails handmatig op. Maar je kunt het 100% automatisch doen met lemwarm, vergelijkbaar met hoe andere 10.000 gebruikers het doen, waaronder bedrijven zoals Zendesk, Meero en Uber.

Waarom is dat belangrijk?

Een goed opgewarmd e-mailadres resulteert in een hogere afzenderscore, een goede e-mailreputatie en uiteindelijk e-mails die terechtkomen waar ze moeten belanden.

Installatiehandleiding: Hoe u de bezorgbaarheid van uw e-mail kunt verbeteren met lemwarm

9. Als je een bestaande lijst hebt, is de kwaliteit/hygiëne dan goed?

De kwaliteit van je e-maillijst is cruciaal voor het succes van je outreach-campagne. Als je ongeldige e-mails in je lijst hebt, krijg je hoge bouncepercentages.

Bovendien leidt het richten op de verkeerde doelgroep tot een lage betrokkenheid en geen conversies.

Waarom is dat belangrijk?

Ook al ben ik het met je eens dat dit niet echt een leuke taak is om te doen, maar als je het overslaat, beloof ik je dit. Je verspilt niet alleen veel tijd die je elders had kunnen besteden, maar je verpest ook de bezorgbaarheid van je e-mail.

Verifieer altijd e-mails voordat je ELKE campagne verstuurt. Een beetje geld betalen voor e-mailverificatietools is niets vergeleken met wat u krijgt.

Een ander advies is om te anticiperen op de interesse van de prospect in wat je hem gaat aanbieden. Het is niet nodig om berichten naar het verkeerde publiek te sturen, want dat is een complete verspilling van ruimte en tijd.

Installatiehandleiding: Hoe controleer je of een e-mail geldig is

10. Let op hoe je koude e-mails verstuurt

Een van de meest voorkomende fouten die mensen maken bij koud e-mailen. Ze sturen snel veel e-mails, meestal in één dag. Dit is een grote inbreuk die een dure rekening zal zijn voor uw e-mailreputatie.

Het wordt meestal gevolgd door twee andere fouten. Een nieuwsbrieftool gebruiken om koude e-mails te verzenden vanwege grotere volumes, plus een totaal verkeerde verhouding tussen verzonden e-mails en ontvangen antwoorden.

Waarom is dat belangrijk?

Het is 2021. E-mailproviders zijn niet dom. Ze zullen je laten lijden als je je niet aan de regels houdt. Dit is typisch spammergedrag waar ze naar op zoek zijn.

Gids: Volume voor het verzenden van koude e-mails

11. Bekijk de kwaliteit van koude e-mailsjablonen

We zijn klaar met het uitvoeren van technische audits, reputatieonderzoeken en e-mailafleverbaarheidsaudits. Het enige waar we het niet over hadden, zijn uw huidige sjablonen en prestaties voor koude e-mails.

Waarom is dat belangrijk?

Je bestaande open-, klik- en antwoordpercentages hebben ook invloed op je e-mailreputatie. E-mailproviders stellen hier allerlei vragen om te zien of je een spammer bent of niet.

Zijn mensen betrokken bij je e-mails? Personaliseer je of verstuur je generieke spullen? Zitten er 'spamachtige' eigenschappen in je e-mails? Gebruikt u HTML om uw berichten of handtekeningen te schrijven? Heb je bijlagen toegevoegd?

Elk gedrag in deze wereld heeft een patroon. De beste outreach-hackers hebben één patroon, spammers een ander. In combinatie met statistieken over koude e-mail gebruiken e-mailproviders dit om hun gebruikers te beschermen.

Gids: Personalisatie van koude e-mails

12. Een ander domein gebruiken voor cold emailing

Hopelijk zal uw bedrijf in de loop van de tijd bloeien en groeien. Het is onvermijdelijk dat je gaat uitbreiden en meer mensen gaat aannemen.

Dit betekent dat meer verkopers uitgaande campagnes zullen sturen. Dat gezegd hebbende, bestaat het risico dat je je primaire domein daarbij verpest. Of het de moeite waard is om een ander domein te hebben voor cold emailing, is een vraag die moet worden beantwoord.

Waarom is dat belangrijk?

Het is buitengewoon moeilijk om een schoon outreach-proces met veel mensen in stand te houden. Er zijn te veel e-mails om te verzenden, en je gebruikt je hoofddomein voor transactionele e-mails, enz.

Je wilt niet dat het beschadigd is. Als je zo'n situatie hebt, is het prima om voor een tweede domein te kiezen. Zorg er wel voor dat het er niet oplichtend uitziet.

13. Ga door met het monitoren van je e-mailreputatie

Oké, dus je hebt alles opgelost en ervoor gezorgd dat de beste praktijken worden gevolgd. Geweldig! Dit is waar het beheer van e-mailreputatie een rol speelt.

U moet altijd uw e-mailreputatiestatus van tijd tot tijd controleren. Het uitvoeren van deze 3 eenvoudige dingen is een goed begin.

• E-mailtests (zoals we hier in stap 1 hebben vermeld)
• Analyseren van je openingspercentages (hoger dan 50%)
• Lemwarm-statistieken controleren (zie hoe het eruit ziet)

Waarom is dat belangrijk?

De e-mailreputatie onder controle houden is alsof je af en toe naar je dokter gaat. Het doel is om ervoor te zorgen dat alles operationeel is en dat kunt u alleen doen door uw e-mailvertegenwoordiger te controleren.

Installatiehandleiding: Benchmarks voor resultaten van koude e-mails

Belangrijkste afhaalrestaurants

Een korte samenvatting van de belangrijkste zaken die we vandaag hebben besproken:

• Het is essentieel om te leren hoe u uw reputatie op het gebied van e-mailverzending kunt controleren en u hoeft geen ontwikkelaar te zijn om dit te kunnen doen
• Gebruik nooit tools voor e-mailmarketing om koude e-mails te verzenden of omgekeerd. Elke categorie heeft zijn tools
• Stel uw aangepaste trackingdomein in om de prestaties van koude e-mails goed te kunnen volgen
• Een lemwarm-account aanmaken en vermijd de spamfolder door je domein op te warmen
• Controleer de e-mails van potentiële klanten voordat u op de verzendknop drukt
• Personaliseer koude e-mails en bereik de juiste doelgroep voor maximale impact

‍