Cómo exportar tus llamadas y contactos de Nooks (e importarlos a lemlist)

Si te preguntas qué puedes sacar de Nooks cuando te vas, la respuesta corta es: tus contactos no. Nooks no almacena datos de contacto de forma nativa. Hace referencia a los contactos de tu CRM conectado (Salesforce o HubSpot), así que lo que realmente necesitas exportar es la actividad de llamadas, grabaciones, transcripciones y todo lo que vive solo dentro del marcador.

Esa diferencia importa porque cambia dónde tienes que buscar cada cosa.

Un detalle importante: los prospectos importados por CSV se almacenan en Nooks solo para llamar y registrar actividad. Nunca se sincronizan con un sistema externo. Si tu equipo mezcló importaciones de CSV con listas del CRM, estás trabajando con dos grupos de contactos separados, no uno solo.

Qué verificar antes de empezar la exportación

Lo primero es confirmar si Nooks estaba sincronizando la actividad de llamadas con tu CRM. Nooks se integra de forma nativa con Salesforce y HubSpot, registrando llamadas, notas y próximos pasos en ambas direcciones. Si esa integración estaba activa, la mayor parte de tus datos valiosos ya está en Salesforce o HubSpot.

También conviene verificar algunas cosas antes de exportar:

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  Mapeo de campos en el CRM: Los campos básicos como nombre, email, empresa y cargo se sincronizan por defecto, mientras que los números de teléfono y otros campos dependen de cómo se configuraron los mapeos en tu CRM. Cualquier vacío ahí se puede trasladar a tu exportación.

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  Listas importadas por CSV: Las importaciones de CSV están vinculadas al representante que las subió, así que no aparecen para nadie más. Pídele a cada representante que revise su propia vista del marcador.

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  Mapeo de disposiciones: Anota cada disposición de llamada que tu equipo usa en Nooks. Vas a necesitar mapearlas a los campos correspondientes en tu nueva herramienta.

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  Términos de contrato y retención: Confirma cuánto tiempo Nooks retiene grabaciones y transcripciones después de cancelar. Esta información no está documentada públicamente, así que contacta directamente a tu ejecutivo de cuenta.

Cómo exportar contactos desde Nooks

Como Nooks hace referencia a los contactos de tu CRM, la exportación de contactos generalmente se hace dentro de Salesforce o HubSpot, no dentro de Nooks.

Para contactos sincronizados con el CRM, abre Salesforce o HubSpot, filtra por las vistas o listas relevantes que tus representantes estaban marcando, y exporta a CSV. Esto te da nombres, emails, números de teléfono, cargos y cualquier campo personalizado que tu equipo haya registrado.

Para contactos solo en CSV (los que se importaron directo a Nooks sin conexión al CRM), puedes ver y exportar los datos de llamadas relacionados (duración, disposición, notas) en Reporting > Team Dialing Report > Call Browser > Calls Library. Ten en cuenta que esto exporta la actividad de llamadas por representante, no una exportación completa de esos contactos.

Consejo: Si importaste contactos por CSV y nunca los cargaste en tu CRM, hazlo ahora antes de que se termine tu acceso a Nooks. Seguramente todavía tienes los archivos CSV originales.

Cómo exportar grabaciones de llamadas y transcripciones

Las grabaciones y transcripciones siguen un proceso diferente al de los contactos.

Si una llamada hecha a través de Nooks no aparece en tu biblioteca de llamadas o en el dashboard de reportes, es posible que no se haya registrado. Nooks no puede recuperarla en la biblioteca, pero el soporte técnico suele poder encontrar la grabación. Para grabaciones individuales que se perdieron, contactar al soporte de Nooks es el camino.

Para exportaciones masivas de transcripciones, los admins pueden enviar transcripciones a su propio bucket de AWS S3. Esta es una función de nivel admin, así que los representantes individuales no tendrán acceso. Habla con quien gestiona tu workspace de Nooks para configurarlo antes de perder el acceso.

La exportación a S3 es una función relativamente reciente, así que si tu admin no la ha configurado todavía, dale tiempo para el setup.

Cómo exportar actividad de llamadas y disposiciones

Si la integración con tu CRM estaba activa, las notas de llamada, disposiciones, resúmenes y actualizaciones de contacto se registraban en tu CRM de forma automática. En ese caso, puedes exportar las actividades de llamada directo desde Salesforce (con un reporte sobre objetos Task/Activity filtrado por llamadas originadas en Nooks) o desde HubSpot (con la exportación del timeline de actividad).

Para los datos de llamadas que solo viven en Nooks, ve a Reporting > Team Dialing Report > Call Browser > Calls Library. Desde ahí puedes ver y descargar datos a nivel de llamada, incluyendo duración, disposición y notas.

El dashboard de Nooks registra marcaciones, conexiones, tiempo de conversación y actividad por representante. Las analíticas históricas del dashboard (tendencias de tasa de conexión, mapas de calor de horarios pico, métricas por campaña) pueden no ser exportables individualmente. Haz capturas de pantalla o descarga los reportes que quieras conservar.

Cómo guardar scripts, guiones de llamada y datos de coaching

No existe una exportación masiva documentada para scripts, battle cards o scorecards de coaching de Nooks. Los callbacks, configuraciones de buzón de voz e identificadores de llamada también viven en la interfaz de Nooks sin opción de descarga con un solo clic.

El enfoque práctico: copia manualmente tus scripts, guiones de llamada y notas de manejo de objeciones en un documento compartido. Si tu equipo usaba las funciones de coaching de Nooks, haz capturas de pantalla de los scorecards y resúmenes de rendimiento por representante. Esto toma una tarde y vale la pena hacerlo antes de que se termine el acceso.

Cómo importar datos de Nooks a lemlist

Una vez que tengas tus contactos, registros de llamadas y notas exportados, el siguiente paso es llevarlos a una herramienta de outreach multicanal.

1. Importa contactos por CSV o sincronización con el CRM

Importa tu CSV exportado directo a lemlist, o conecta tu instancia de Salesforce o HubSpot e importa contactos desde una lista o vista. En ambos casos, el asistente de mapeo te permite hacer coincidir las columnas con los campos de lemlist (nombre, email, teléfono, empresa, variables personalizadas).

2. Actualiza los números de teléfono con enriquecimiento en cascada

Los números de teléfono caducan. Los que sacaste de Nooks o de tu CRM pueden tener semanas o meses de antigüedad, y algunos ya no van a funcionar. El enriquecimiento en cascada de lemlist consulta más de 14 proveedores de datos en secuencia para encontrar números de teléfono y emails verificados de tus contactos (más sobre cómo funciona el enriquecimiento de leads).

3. Mapea las disposiciones y reconstruye las secuencias como campañas multicanal

Las disposiciones de Nooks como "Callback", "Not Interested" o "Voicemail" pueden convertirse en estados de llamada, etiquetas o condiciones en lemlist. En lugar de reconstruir una cadencia de llamadas de un solo canal, puedes crear una secuencia multicanal: primero un email, luego una visita en LinkedIn, después un paso de llamada y un email de seguimiento si la llamada queda sin respuesta.

Ahí es donde está la verdadera mejora. En lugar de replicar lo que tenías en Nooks, combinas llamadas con email, LinkedIn y WhatsApp en un solo flujo de trabajo. lemlist gestiona todos esos canales desde un único constructor de campañas.

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