So migrieren Sie von Groove by Clari zu lemlist ohne Risiko

Warum Sales-Teams gerade von Groove by Clari wechseln

Was als KI-gestütztes Forecasting-Tool begann, wurde durch Übernahmen zu einer breiteren Revenue-Plattform. Clari übernahm Groove im August 2023 für Sales Engagement, dann fusionierte es im Dezember 2025 mit Salesloft. Groove-Nutzer:innen stecken damit zwei Übernahmen tief in einer Plattform, deren Roadmap sich ständig verschiebt.

Claris Akquisitionsstrategie hat die Funktionalität erweitert, aber die Integration hinkt hinterher. Groove wurde 2023 übernommen, und zwei Jahre später war die Integration noch nicht abgeschlossen. Seit September 2026 ist auch Clari keine eigenständige Marke mehr, nachdem die Fusion mit Salesloft im August 2025 angekündigt und im Dezember 2025 abgeschlossen wurde.

Für Teams, die täglich Outbound betreiben, sorgt das für echte Reibungsverluste. Seit der Übernahme durch Clari wird Groove zunehmend mit Claris Gesamtplattform gebündelt, und neue Kunden werden häufig zur vollständigen Clari-Suite gedrängt, was die Gesamtkosten erhöht. Teams, die nur E-Mail-Sequenzen und Activity Logging brauchen, zahlen am Ende für Forecasting und Conversation Intelligence, die sie gar nicht nutzen.

Die Übernahme hat Unsicherheit geschaffen: Einige Funktionen wurden umbenannt, die Roadmap hat sich in Richtung Claris Vision verschoben, und die Preisgestaltung ist weniger transparent geworden. Wenn Sie das hier lesen, erleben Sie wahrscheinlich bereits eines (oder mehrere) dieser Probleme.

Was Sie aus Groove exportieren können und was nicht

Bevor Sie eine Migration starten, sollten Sie genau wissen, welche Daten Groove mit Ihnen verlassen und welche zurückbleiben. Groove bietet keine strukturierte Datenexport-API. Ihre Migrationsdaten kommen aus den nativen Export-Tools der Groove-Admin-Konsole.

Sequenzen (Flows) und Vorlagen

Groove nennt seine automatisierten Sequenzen „Flows". Sie können die in einem Flow eingeschriebenen Kontakte als CSV exportieren, aber es gibt einen Haken: Der CSV-Download ist auf 100 Kontakte gleichzeitig begrenzt. Die Automatisierungslogik, Step-Timings und bedingten Verzweigungen werden nicht mitexportiert. Die bauen Sie in Ihrer neuen Plattform neu auf.

E-Mail-Vorlagen sind einfacher. Kopieren Sie sie vor dem Start in eine Textdatei oder Tabelle. Sie dienen als Ausgangsbasis beim Neuaufbau Ihrer Kampagnen.

Kontakt- und Interessentendaten

Da Groove Salesforce-nativ ist, liegen die meisten Ihrer Kontaktdaten in Salesforce und nicht in Groove. Exportieren Sie eine CSV aller Kontakte, die in den letzten 90 Tagen in Groove-Sequenzen eingeschrieben waren, inklusive des erreichten Steps und des Antwort- oder Meeting-Status. So erhalten Sie gleichzeitig eine Importliste und eine Suppressionsliste (Kontakte, die bereits geantwortet oder gebucht haben und nicht erneut sequenziert werden sollten).

Engagement-Verlauf und Aktivitätsprotokolle

Öffnungs-, Klick- und Antwortdaten sind teilweise exportierbar. Der vollständigere Datensatz liegt aber in der Regel in Salesforce. Grooves Sequenz-Analytics (Öffnungsraten, Antwortraten, Meeting-Raten pro Sequenz) lassen sich nicht übertragen. Erstellen Sie Screenshots oder exportieren Sie diese Reports als PDFs, bevor Sie etwas deaktivieren.

CRM-Feldzuordnungen

Dokumentieren Sie jedes benutzerdefinierte Salesforce-Feld, in das Groove schreibt: Sequenzstatus, Einschreibungsdatum, letzter Kontaktzeitpunkt. Wenn Sie diesen Schritt überspringen, schreibt Ihre neue Plattform Daten möglicherweise ins falsche CRM-Feld, und Salesforce zeigt Ihnen keinen Fehler an. Die Daten landen einfach still am falschen Ort.

7 Migrationsrisiken, die Ihre Outbound-Pipeline gefährden

Vier Risiken bringen Plattform-Migrationen regelmäßig zum Scheitern: Unterbrechung aktiver Sequenzen, Verlust von CRM-Engagement-Daten, Schäden an der Sending-Domain und Einbruch der Rep-Produktivität. In der Praxis sehen wir mindestens sieben. Hier jedes einzelne, mit der Lösung.

1. Aktive Sequenzen reißen Prospects aus laufenden Gesprächen

Prüfen Sie jede laufende Sequenz: Name, Anzahl der Steps, aktive Kontakte, Verantwortliche:r. Markieren Sie Sequenzen mit Kontakten in Step 2 bis 5, denn diese Kontakte sind mitten im Gespräch und gehen verloren, wenn Sie abrupt umschalten. Lassen Sie diese Flows zu Ende laufen, bevor Sie wechseln, oder verschieben Sie laufende Kontakte manuell.

2. Absender-Reputation bricht bei einem harten Cutover ein

Ihre Absender-Reputation ist an die Domain und die Postfächer gebunden, die auf der alten Plattform aufgewärmt wurden. Wenn dieselben Postfächer sich mit einer neuen Plattform verbinden, behandelt die neue Sende-Infrastruktur sie als neue Beziehungen zu den empfangenden Mailservern. Sofort auf volles Sendevolumen zu gehen, kann einen großen Teil Ihrer E-Mails in den Spam-Ordner schieben, und die Erholung dauert Wochen.

Die Lösung: Wärmen Sie Ihre Sending-Domains auf der neuen Plattform auf, bevor Sie eine einzige Outreach-E-Mail senden. lemlist enthält lemwarm, das in kontrolliertem Tempo echte E-Mails mit echten Postfächern austauscht und so die Absender-Reputation automatisch aufbaut.

3. CRM-Engagement-Daten gehen verloren

In Groove protokollierte Aktivitäten werden möglicherweise nicht übernommen. Bestätigen Sie, dass jeder Versand, jede Öffnung und jede Antwort vollständig mit Salesforce synchronisiert ist, bevor Sie Groove deaktivieren. Andernfalls verlieren Ihre Reps den Kontext, auf den sie bei Follow-ups angewiesen sind.

4. Benutzerdefinierte Feldzuordnungen brechen unbemerkt

Wie oben beschrieben: Grooves benutzerdefinierte Salesforce-Felder werden in einem neuen Tool nicht automatisch repliziert. Ordnen Sie jedes Feld manuell zu, bevor Sie Ihren ersten Import starten.

5. Rep-Produktivität sinkt während der Einarbeitungsphase

Ein neues UI bedeutet langsameres Arbeiten in den ersten Tagen. Ein strukturierter 30-Tage-Migrationsplan verhindert das: In Woche 1 aktive Sequenzen pausieren und exportieren, in Woche 2 neu aufbauen und testen, in Woche 3 parallel betreiben und in Woche 4 vollständig umschalten.

6. Duplikate überschwemmen Ihr CRM

Kontakte importieren, während die CRM-Synchronisierung ebenfalls aktiv ist, erzeugt Duplikate. Deduplizieren Sie Ihre Leadliste vor dem Import in die neue Plattform, und führen Sie direkt danach einen Duplikat-Scan in Ihrem CRM durch.

7. Laufende Deals werden unterbrochen

Deals in späten Phasen können nicht auf einen Plattformwechsel warten. Markieren Sie jede Opportunity nach der Discovery-Phase und weisen Sie während des Übergangszeitraums manuelle Follow-up-Verantwortlichkeiten zu.

Groove vs. lemlist: Feature-Vergleich

Hier ein direkter Vergleich, was sich 1:1 übertragen lässt, was neu ist und was sich ändert:

Die größte Veränderung in Ihrem Arbeitsalltag ist, wo Antworten auftauchen. In Groove läuft alles über Salesforce. In lemlist landen alle Kanäle (E-Mail, LinkedIn, WhatsApp, Anrufe) in einer einzigen Unified Inbox. Sie springen nicht mehr zwischen Tools hin und her, um zu sehen, was ein Prospect wo gesagt hat.

Schritt-für-Schritt-Migrationsplan von Groove zu lemlist

1. Groove-Account prüfen und aktive Sequenzen markieren

Listen Sie jeden aktiven Flow, jede Vorlage und jedes verbundene Postfach auf. Taggen Sie jeden Flow nach Status: aktiv, pausiert oder abgeschlossen. Priorisieren Sie anhand des Pipeline-Einflusses, welche zuerst neu aufgebaut werden.

2. Kontakte, Vorlagen und Engagement-Daten exportieren

Exportieren Sie Kontakte als CSV (in 100er-Batches aus Groove), speichern Sie E-Mail-Vorlagen und bestätigen Sie, dass Ihre CRM-Aktivitätsprotokolle vollständig synchronisiert sind. Jetzt ist auch der Zeitpunkt, Sequenz-Performance-Reports als Screenshots oder PDFs zur Referenz zu exportieren.

3. Leadliste bereinigen und deduplizieren

Bereinigen Sie Ihre E-Mail-Liste vor der Migration, nicht danach. Der Versand an ungültige, inaktive oder riskante Adressen während der Warm-up-Phase ist besonders schädlich, weil Mailbox-Provider Ihre neue Sende-Infrastruktur ohnehin genau unter die Lupe nehmen. Eine hohe Bounce-Rate oder erhöhte Beschwerderate in dieser Phase kann Ihr Warm-up um Wochen zurückwerfen.

Entfernen Sie gebouncte E-Mails, führen Sie Duplikate zusammen und standardisieren Sie Feldformate (Jobtitel, Telefonnummern, Firmennamen). Der Email Finder & Verifier von lemlist kann Adressen beim Import erneut verifizieren.

4. lemlist-Workspace einrichten und CRM verbinden

Erstellen Sie Ihren lemlist-Account, verbinden Sie Salesforce oder HubSpot und folgen Sie dem Onboarding-Dashboard in der App. Bei Fragen bietet lemlist während des Setups In-App-Chat-Support.

5. Sending-Domains aufwärmen

Postfächer ohne Warm-up-Zyklus auf eine neue Plattform zu verschieben, setzt Ihre Absender-Reputation bei Google und Microsoft zurück. Eine einzige Woche Versand mit hohem Volumen über eine kalte Infrastruktur kann einen erheblichen Teil Ihrer E-Mails in den Spam schieben, und aus diesem Loch kommen Sie wochenlang nicht heraus.

Teams, die einen gestaffelten Postfach-Import mit plattformseitigem Warm-up durchführen, halten ihr Inbox-Placement während der Migration stabil. lemwarm erledigt das automatisch, indem es in kontrolliertem Tempo echte E-Mails mit echten Postfächern austauscht.

6. Top-Sequenzen als Multichannel-Kampagnen neu aufbauen

Starten Sie mit den leistungsstärksten Groove Flows und bauen Sie diese in lemlist neu auf. Das ist auch Ihre Chance, LinkedIn-, Anruf- oder SMS-Steps einzubauen, wo sie sinnvoll sind. Der Kampagnengenerator von lemlist (lemAgent) kann eine komplette Multichannel-Sequenz aus einer Textbeschreibung Ihres Ziels und ICP erstellen.

7. Eine parallele Pilotwoche durchführen

Senden Sie eine Woche lang von beiden Plattformen mit einer kleinen Testgruppe. Vergleichen Sie Deliverability, Antwortraten und CRM-Sync-Genauigkeit. Das ist Ihr Sicherheitsnetz. Die größten Risiken bei jedem Cutover: aktive Prospects fallen aus laufenden Sequenzen, Ihre Sending-Domain-Reputation nimmt Schaden, und Reps stehen ohne Prozess da. Eine Parallelwoche fängt all das ab.

8. Umschalten, Groove pausieren und validieren

Pausieren Sie alle Groove Flows, bestätigen Sie, dass jeder aktive Prospect migriert wurde, und überprüfen Sie die CRM-Datenintegrität. Behalten Sie für einen Pufferzeitraum Lesezugriff auf Groove, damit Sie bei Bedarf auf historische Daten zurückgreifen können.

Checkliste nach der Migration

Validieren Sie nach dem Cutover folgende Punkte in der ersten Woche:

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  CRM-Synchronisierung: Bestätigen Sie, dass lemlist-Aktivitäten (Versand, Öffnungen, Antworten) korrekt in Salesforce oder HubSpot protokolliert werden

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  Duplikate: Führen Sie einen Duplikat-Scan in Ihrem CRM durch, um beim Import erstellte Datensätze zu erkennen

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  Deliverability-Baseline: Prüfen Sie die Inbox-Placement-Raten im Monitoring-Dashboard von lemlist

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  Sequenz-Performance: Vergleichen Sie Antwort- und Meeting-Raten der neu aufgebauten Kampagnen mit dem letzten Monat der Groove-Daten

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  Team-Zugriff: Stellen Sie sicher, dass jeder Rep den richtigen lemlist-Zugang, ein verbundenes Postfach und die korrekten CRM-Berechtigungen hat

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  Historische Daten: Bestätigen Sie, dass vergangene Groove-Aktivitäten für Deal-Kontext weiterhin in Ihrem CRM zugänglich sind

Starten Sie Ihre Migration mit einer kostenlosen Testphase

Die vollständige Migration dauert in der Regel ein bis drei Wochen, abhängig von der Anzahl aktiver Sequenzen, Kontakte und Postfächer. Die Warm-up-Phase ist meist der längste Schritt, und genau den sollten Sie richtig machen.

lemlist gibt Ihrem Team mehr Kanäle, integrierte Deliverability-Kontrollen und eine Datenbank mit über 600 Mio. Leads, die Groove nie geboten hat. Sie können 14 Tage kostenlos testen (keine Kreditkarte erforderlich) oder Demo buchen für einen geführten Walkthrough mit dem Team.