Rémi Kokabi12. Oktober 20266 Min. Lesezeit
Von HubSpot Sales Hub zu lemlist wechseln (Schritt für Schritt)
Warum Sales-Teams ihr Outbound aus dem HubSpot Sales Hub auslagern
Outbound aus dem HubSpot Sales Hub in eine spezialisierte Sales-Engagement-Plattform zu verlagern, bedeutet in der Regel: Prospecting und CRM trennen. HubSpot bleibt Ihr System of Record für Deals, Pipeline und Reporting. Eine Plattform wie lemlist übernimmt die Outbound-Ebene: Kontaktlisten aufbauen, Multichannel-Kampagnen steuern und Deliverability sicherstellen.
Die Sequenz-Aufnahme in HubSpot ist manuell und auf 50 Kontakte gleichzeitig begrenzt, selbst im Enterprise-Tarif. Für Prospecting in großem Umfang ist das ohne täglichen manuellen Aufwand kaum praktikabel. Allein dieses Limit treibt Teams zu spezialisierten Tools, sobald Outbound ein ernsthafter Umsatzkanal wird.
An diesen Stellen entsteht typischerweise Reibung:
Einzelkanal-Sequenzen: HubSpot ist E-Mail-zentriert und bietet keine native Automatisierung für LinkedIn und Cold Calling, wie sie eine moderne Multichannel-Vertriebsstrategie erfordert. Sie können zwar Anruf- und LinkedIn-Aufgaben zu einer Sequenz hinzufügen, aber das sind Erinnerungen für Ihre Mitarbeitenden, keine automatisierten Schritte.
Sendelimits, die sich stapeln: Sequenzen sind pro Lizenz begrenzt: 500/Tag im Sales Hub Professional, 1.000/Tag im Enterprise. Zusätzlich wirken drei separate Limits auf jede E-Mail: das 1:1-Limit pro Posteingang von HubSpot, das Sequenz-Limit und das Limit Ihres E-Mail-Anbieters (Google oder Microsoft).
Kein integriertes Warm-up oder Inbox-Rotation: Den Sales-Hub-Sequenzen fehlen Inbox-Rotation, Warm-up und die Deliverability-Infrastruktur spezialisierter Cold-Outreach-Tools. Teams, die über mehrere Postfächer hohe Volumina versenden, müssen ihre Absender-Reputation außerhalb von HubSpot verwalten.
Keine native Lead-Datenbank: Kontakte finden, E-Mails verifizieren und Telefonnummern beschaffen erfordert jeweils separate Tools und separate Budgets, wenn Sie Outbound ausschließlich über HubSpot betreiben.
Das sind keine Schwächen von HubSpot. Es sind Design-Grenzen. HubSpot ist ein CRM mit integriertem Sales Engagement. lemlist ist das Gegenteil: eine Outbound-Execution-Plattform mit integrierter CRM-Anbindung.
Was Sie vor der Migration klären sollten
Vielleicht fragen Sie sich, ob das ein kompletter CRM-Ersatz ist. In den meisten Fällen: nein.
Die meisten Teams behalten HubSpot als CRM und nutzen lemlist als Outbound-Execution-Ebene, verbunden über die native Integration. Die Integration synchronisiert Kontakte, protokolliert Kampagnenaktivitäten in den HubSpot-Timelines und bewahrt die Feldhoheit. Dieses hybride Setup ist die häufigste Post-Migrations-Architektur, die wir sehen: HubSpot für Deals, Reporting und Marketing; lemlist für Prospecting, Multichannel-Outreach und Deliverability.
Ein kompletter Ersatz ist nur sinnvoll, wenn Ihr Team HubSpot ausschließlich für Outbound-Sequenzen genutzt hat und keine Abhängigkeit von CRM-, Marketing- oder Service-Funktionen besteht.
Bevor Sie Daten anfassen, sollten Sie prüfen, was Sie tatsächlich mitnehmen. Teams, die ein ordentliches Audit durchführen, stellen oft fest, dass ein großer Teil der Datensätze Duplikate, veraltet oder unvollständig sind. Unsaubere Daten in eine neue Plattform zu migrieren, verschiebt das Problem. Es löst es nicht.
Prüfen Sie außerdem aktive Sequenzen. Wenn HubSpot-Sequenzen noch laufen, während lemlist-Kampagnen starten, erhalten Prospects in derselben Woche Nachrichten von beiden Plattformen. Legen Sie ein festes Stichtag fest, lassen Sie aktive Sequenzen auslaufen oder pausieren Sie sie, und planen Sie ein Zeitfenster ein, bevor der erste lemlist-Versand startet.
Welche HubSpot-Sales-Hub-Funktionen lemlist ersetzt (und welche bleiben)
Hier eine praktische Übersicht, was sich ändert und was bleibt:
Funktion | HubSpot Sales Hub | lemlist | Wo es nach der Migration liegt |
|---|---|---|---|
E-Mail-Sequenzen | Ja (E-Mail + manuelle Aufgaben) | Ja (automatisierter Multichannel) | lemlist |
LinkedIn-Automatisierung | Nein (nur Aufgaben-Erinnerungen) | Ja (Profilbesuche, Kontaktanfragen, Nachrichten, Sprachnachrichten) | lemlist |
Kontaktdatenbank und Lead-Sourcing | Keine native Prospecting-Datenbank | Über 600 Mio. Kontakte mit Filterfunktionen | lemlist |
E-Mail-Warm-up | Nein | lemwarm (in jeder Lizenz enthalten) | lemlist |
Inbox-Rotation | Nein | Automatische Rotation über mehrere Postfächer | lemlist |
CRM (Deals, Pipeline, Reporting) | Ja | Nein | HubSpot |
Marketing-Automatisierung | Ja | Nein | HubSpot |
Unified Inbox (alle Kanäle) | Nur E-Mail | E-Mail, LinkedIn, SMS, WhatsApp, Anrufe | lemlist |
Die wichtigste Zeile ist die CRM-Zeile. lemlist ersetzt nicht Ihr CRM. Es verbindet sich damit. Kampagnenaktivitäten aus lemlist (Versand, Öffnungen, Antworten, Anrufe) werden zurück in die HubSpot-Kontaktdatensätze synchronisiert, sodass Ihre Mitarbeitenden und Führungskräfte volle Transparenz behalten, dort wo sie bereits arbeiten.
Schritt-für-Schritt-Migration vom HubSpot Sales Hub zu lemlist
1. lemlist über die native Integration mit HubSpot verbinden
Starten Sie hier, bevor Sie irgendetwas importieren. Die HubSpot-Integration synchronisiert Kontakte und Unternehmen zwischen den Plattformen und protokolliert Aktivitäten automatisch in HubSpot (siehe Einrichtungsanleitung für die HubSpot-Integration von lemlist). Wenn Sie die Verbindung zuerst herstellen, können Sie Kontakte direkt übernehmen und sich CSV-Probleme im laufenden Betrieb sparen.
Wenn Sie das Feld-Mapping auslassen oder zu spät durchführen, werden Daten möglicherweise falsch in HubSpot angezeigt, Werte landen in der falschen Eigenschaft und Sync-Fehler können auftreten. Das Feld-Mapping ist in V1 nicht rückwirkend: Felder, die nach dem Import von Kontakten zugeordnet werden, füllen bestehende Datensätze nicht nach. Richten Sie das korrekt ein, bevor Kontakte verschoben werden.
2. Kontakte exportieren und Felder zuordnen
Exportieren Sie Ihre Outbound-Kontaktlisten aus HubSpot als CSV (aktive Listen, gefilterte Ansichten oder statische Listen). Importieren Sie diese dann in lemlist und ordnen Sie jede HubSpot-Eigenschaft, die Sie im Outreach nutzen (Vorname, Unternehmen, Jobtitel, benutzerdefinierte Eigenschaften), der entsprechenden lemlist-Variable zu.
Durch das Feld-Mapping bleiben Daten automatisch zwischen HubSpot und lemlist synchron, sodass der richtige Wert dort verfügbar ist, wo Sie ihn brauchen, ohne manuelle Aktualisierungen in beiden Systemen. Details finden Sie im Leitfaden zum Mapping von HubSpot-Feldern in lemlist.
Tipp: Nicht zugeordnete Felder sind die häufigste Ursache für fehlerhafte Personalisierung nach der Migration. Bevor Sie Ihre gesamte Liste importieren, testen Sie mit 20-30 Kontakten und prüfen Sie, ob jede Personalisierungsvariable in einer Entwurfskampagne korrekt dargestellt wird.
3. Outbound-Sequenzen als Multichannel-Kampagnen neu aufsetzen
HubSpot-Sequenzen lassen sich nicht als Vorlagen exportieren. Sie bauen Ihre Outreach-Abläufe in lemlist neu auf. Das ist gleichzeitig Ihre Chance, von reinem E-Mail-Outreach auf Multichannel umzusteigen. Nehmen Sie Ihre beste HubSpot-Sequenz und erweitern Sie sie um LinkedIn-, Anruf- oder SMS-Schritte.
lemAgent (der KI-Assistent von lemlist) kann Kampagnenstrukturen aus einer einfachen Beschreibung Ihrer Ziele und Ihres ICP generieren. Das beschleunigt diesen Schritt erheblich.
4. Deliverability-Infrastruktur einrichten
Diesen Schritt unterschätzen die meisten Teams.
Neue Versanddomains und Postfächer haben keine Reputation bei Inbox-Providern. Das Warm-up läuft in zwei Phasen: ca. 2-3 Wochen Ramp-up bis zum Zielvolumen, dann 2 Wochen Stabilisierung ohne Spam, also insgesamt etwa ein Monat (siehe Einrichtungsanleitung für lemwarm). Starten Sie mit dem Outreach erst, wenn Ihr Warmup-Score 90+ erreicht, lemwarm keinen Spam anzeigt und Ihre Inbox-Rate 14 Tage in Folge über 90 % lag.
In lemlist können Sie eine bestehende Domain verbinden oder eine neue direkt in der Plattform kaufen. Die Authentifizierung (SPF-, DKIM-, DMARC-Einträge) wird automatisch konfiguriert. Aktivieren Sie dann lemwarm: Das Tool tauscht echte E-Mails über ein Netzwerk von mehr als 10.000 realen Accounts aus und generiert menschlich wirkende Inhalte für jede Nachricht, um eine authentische Absender-Reputation aufzubauen.
5. Testkampagne vor dem Live-Start durchführen
Versenden Sie an eine kontrollierte Gruppe von 50-100 Kontakten. Prüfen Sie vier Dinge:
Personalisierungsvariablen werden korrekt dargestellt (keine leeren Namen oder fehlerhaften Felder)
Inbox-Placement ist gesund (prüfen Sie im Deliverability Hub das Verhältnis von Inbox zu Spam)
Die HubSpot-Synchronisierung protokolliert Aktivitäten in den Kontakt-Timelines
Antworten kommen in der Unified Inbox von lemlist an
Beheben Sie Probleme in einem kleinen Testlauf, bevor Sie auf Ihre gesamte Pipeline ausrollen.
5 Migrationsrisiken, die Outbound-Pipelines ausbremsen
Die größten Risiken: aktive Prospects fallen aus laufenden Sequenzen, die Reputation Ihrer Versanddomain wird beschädigt oder Ihre Mitarbeitenden stehen während der Umstellung ohne Prozess da. Auf diese konkreten Fehlerquellen sollten Sie achten:
Unvollständiges Feld-Mapping: Stille Feld-Mapping-Fehler entstehen, wenn Daten sauber übertragen werden, aber in der falschen Eigenschaft landen, ohne dass ein Fehler ausgelöst wird. Testen Sie zuerst mit einem kleinen Batch.
Deliverability-Einbruch am ersten Tag: Volles Versandvolumen aus einem neuen Postfach ohne Reputation löst sofort Spam-Filter aus. Planen Sie die vollständige Warm-up-Phase ein, bevor Sie skalieren.
Sequenz-Überschneidung: Wenn HubSpot-Sequenzen nicht pausiert werden, bevor lemlist-Kampagnen starten, kontaktieren Sie Prospects doppelt. Legen Sie ein festes Stichtag mit Pufferzeit fest.
Verlorene Engagement-Historie: Vergangene Öffnungen, Klicks und Antworten in HubSpot werden nicht in lemlist übertragen. Behalten Sie HubSpot als historisches Archiv. Die native Integration synchronisiert alle neuen Aktivitäten ab sofort.
Akzeptanzprobleme im Team: Widerstand gegen Veränderung bremst die Einführung neuer Systeme. Studien zeigen, dass Veränderungswiderstand über 40 % der digitalen Transformationsprojekte beeinträchtigt. Starten Sie mit einem Team, führen Sie eine Schulung durch und skalieren Sie erst, wenn der Prozess validiert ist.
Post-Migrations-Checkliste
Nutzen Sie diese in Ihrer ersten Woche nach der Umstellung:
[ ] Stichprobenartig 10 HubSpot-Kontakt-Timelines auf synchronisierte lemlist-Aktivitäten prüfen
[ ] Prüfen, ob das Feld-Mapping korrekt importiert wurde (keine leeren Namen, keine fehlerhaften Telefonnummernformate)
[ ] Bestätigen, dass der lemwarm-Score bei 90+ liegt und das Inbox-Placement im Deliverability Hub gesund ist
[ ] Testkampagne an eine kontrollierte Gruppe senden und Personalisierung, Tracking und Antwort-Routing prüfen
[ ] Team-Walkthrough durchführen zu Kampagnenstart, Unified Inbox, Analytics und wo Probleme gemeldet werden
[ ] Eine Person im Team als lemlist-Admin für die ersten 30 Tage benennen
Feld-Mapping-Fehler schleichen sich leise ein: Jemand benennt eine HubSpot-Eigenschaft nach sechs Monaten um, und die Synchronisierung schreibt weiter in ein totes Feld, ohne Fehlermeldung. Bauen Sie einen monatlichen Sync-Check in Ihren RevOps-Kalender ein.
Jetzt sind Sie dran
Der Wechsel vom HubSpot Sales Hub zu lemlist ist ein Outbound-Infrastruktur-Upgrade. HubSpot bleibt Ihr CRM. lemlist übernimmt Prospecting, Multichannel-Execution und Deliverability. Die größten Risiken (Deliverability-Einbrüche, Feld-Mapping-Fehler, Sequenz-Überschneidungen) lassen sich mit den oben beschriebenen Schritten vermeiden.
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