Von Klenty zu lemlist wechseln: eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Warum Sales-Teams von Klenty zu lemlist wechseln

Ein Wechsel der Sales-Engagement-Plattform steht an, wenn das aktuelle Tool den gesamten Outbound-Prozess nicht mehr abdeckt. Klenty-Nutzer:innen schätzen in der Regel die E-Mail-Automatisierung für strukturiertes Outbound, darunter Personalisierung, verhaltensbasierte Follow-ups und Engagement-Tracking. Die häufigsten Gründe für einen Wechsel sind jedoch Lücken bei der Kanalabdeckung, beim Datenzugang und bei der Deliverability-Infrastruktur.

Ein kurzer Vergleich der beiden Plattformen bei den wichtigsten Funktionen:

Klenty empfiehlt ein gleichmäßiges wöchentliches E-Mail-Volumen ohne plötzliche Spitzen, bietet aber kein natives Warm-up-Tool. Genau das wird beim Plattformwechsel zum Problem, denn bei einer Migration brechen Versandmuster besonders leicht ein.

Im weiteren Verlauf dieses Artikels erfahren Sie, wie Sie Ihre Daten umziehen, Ihre Absender-Reputation schützen und die typischen Fehler vermeiden, die den meisten Teams beim Wechsel passieren.

Was Sie vor der Migration aus Klenty exportieren können

Vor jeder Plattform-Migration brauchen Sie eine klare Übersicht: Was nehmen Sie mit, was bleibt zurück? Betrachten Sie das als Ihre Checkliste vor dem Abflug.

Kontaktdaten und Engagement-Verlauf

In Klenty wählen Sie die gewünschten Felder für den Export aus, inklusive Engagement-Daten wie Öffnungen, Klicks und Antworten. Gehen Sie auf die Prospects-Seite, wählen Sie die gewünschten Kontakte aus (oder nutzen Sie den Prospect Filter für eine bestimmte Auswahl) und Klenty erstellt eine CSV-Datei.

Klenty sendet Ihnen den Download-Link für die CSV-Datei per E-Mail. Bei einer großen Datenbank kontaktieren Sie den Klenty-Support, um die Option „Export All" freischalten zu lassen.

Cadence-Reports und Kampagnen-Metriken

Bei Reports mit mehr als 100 Kontakten sendet Klenty eine CSV-Datei an Ihre E-Mail-Adresse. Exporte sind aus Reports (Cadence, Team, List, Calls), dem Livefeed und den gesendeten Elementen möglich. Machen Sie zusätzlich Screenshots Ihrer Dashboards. Sie brauchen diese historischen Benchmarks später für den Vergleich mit Ihren lemlist-Ergebnissen.

CRM-synchronisierte Datensätze

Wenn Sie Klenty mit Ihrem Salesforce-CRM integriert haben, können Sie Kontakte synchronisieren, Cadences direkt in Salesforce verwalten und Antworten als Tasks nach Salesforce übertragen. Falls Ihre Klenty-Instanz mit HubSpot oder Salesforce verbunden ist, liegt ein Großteil Ihrer Aktivitätshistorie bereits im CRM. Stellen Sie sicher, dass die Synchronisierung aktuell ist, bevor Sie Klenty trennen.

Was Klenty nicht exportieren lässt

Hier werden viele Teams überrascht. Klentys E-Mail-Sequenz-Automatisierung erlaubt es, funktionierende Sequenzen zu klonen und auf integrierte Templates zurückzugreifen. Aber diese Cadence-Strukturen und E-Mail-Templates lassen sich nicht als portable Dateien exportieren, die Sie einfach in eine andere Plattform laden können.

Ihre Absender-Reputation ist jedoch an Ihre Postfächer gebunden, nicht an Klenty. Wenn Sie dieselben E-Mail-Accounts mit lemlist verbinden, bleibt die Reputation erhalten.

Schritt-für-Schritt-Migration von Klenty zu lemlist

Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf. Bei einer Liste unter ein paar tausend Leads schaffen Sie die Schritte 1 bis 5 realistisch an einem Nachmittag.

1. Prüfen Sie Ihren Klenty-Account und markieren Sie, was mitgenommen wird

In Klenty können Sie Kontakte über Active- und Inactive-Filter kategorisieren: Active zeigt Kontakte, die Sie in den letzten 30 Tagen kontaktiert oder importiert haben, Inactive solche ohne Kontakt seit 30 Tagen und ohne aktive Cadence. Prüfen Sie Ihre aktiven Cadences, pausierten Kontakte und abgeschlossenen Sequenzen. Entscheiden Sie, welche Gruppen sich lohnen und welche zurückbleiben.

2. Kontakte und Engagement-Daten als CSV exportieren

Gehen Sie zur Prospects-Seite, wählen Sie die gewünschten Kontakte und klicken Sie auf Export. Exportieren Sie Ihre Abmeldeliste unbedingt separat, denn sie kommt in lemlist in die Suppression-Liste statt in eine Kampagne.

3. CSV-Felder bereinigen und auf lemlist-Variablen mappen

Klentys Spaltenüberschriften stimmen nicht automatisch mit den Variablennamen in lemlist überein. Im Schritt „Set up imported custom variables" in lemlist ordnen Sie jede CSV-Spalte dem richtigen lemlist-Variablentyp zu. Erst dadurch erkennt lemlist Felder wie {{email}} und {{linkedinUrl}} in Ihren Kampagnen-Schritten. Siehe lemlist-Leitfaden zur Wahl des richtigen CSV-Importtyps für Details.

Eine kurze Zuordnungsübersicht:

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  Klenty {{FirstName}} → lemlist {{firstName}}

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  Klenty {{Company}} → lemlist {{companyName}}

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  Benutzerdefinierte Felder → benennen Sie Spalten vor dem Upload passend zu Ihren geplanten lemlist Custom Variables um

Eine sauber formatierte CSV mit korrektem Variablen-Mapping stellt sicher, dass Ihre Personalisierung funktioniert, Ihre E-Mails die richtigen Adressen erreichen und Enrichment wertvolle Daten ergänzt. lemlist CSV-Import-Leitfaden beschreibt das erwartete Format.

4. Ihre Versand-Infrastruktur in lemlist einrichten

Verbinden Sie dieselben E-Mail-Accounts (Gmail oder Outlook), die Sie bei Klenty genutzt haben. Da die Absender-Reputation auf Postfach-Ebene lebt, wird sie automatisch übertragen, wenn Sie dieselben Adressen verwenden.

Aktivieren Sie lemwarm sofort für jedes Postfach. Wenn Sie neue Versand-Domains hinzufügen, können Sie diese direkt im Deliverability-Setup von lemlist kaufen und authentifizieren. Die DNS-Einträge werden automatisch konfiguriert, sodass Sie keine TXT-Records manuell bearbeiten müssen.

5. Leads importieren und fehlende Kontaktdaten anreichern

Sie können in lemlist bis zu 40.000 Leads per CSV hochladen, aufgeteilt in Batches von 10.000 Leads pro Kampagne (siehe Import-Limits von lemlist). Im Schritt „Enrich leads data" wählen Sie, ob lemlist E-Mails finden oder verifizieren, Telefonnummern finden oder LinkedIn-Daten anreichern soll. Klicken Sie dann auf „Import leads", um den Vorgang abzuschließen.

Wenn Ihre Klenty-Kontakte bereits verifizierte E-Mails haben, können Sie das Enrichment für diese überspringen und nur Datensätze mit Lücken anreichern.

6. Sequenzen neu aufbauen (oder lemAgent machen lassen)

Ein Copy-Paste von Klenty-Cadences nach lemlist ist nicht möglich. Aber genau das ist der richtige Moment, um Ihre Sequenzen zu optimieren. In lemlist bauen Sie Ihren Ablauf mit Schritten wie E-Mails, LinkedIn-Nachrichten, Anrufen, Aufgaben und Wartezeiten auf und fügen Bedingungen für die Logik hinzu (z. B. „wenn Lead klickt, sende Schritt 5"). Mehr dazu in lemlist-Leitfaden zur Kampagnenerstellung.

Wenn Sie den manuellen Aufbau lieber überspringen, beschreiben Sie Ihr Kampagnenziel lemAgent in einfacher Sprache („Meetings buchen mit VP Sales bei SaaS-Unternehmen, 4-Schritt-Sequenz, E-Mail plus LinkedIn") und er generiert eine komplette Multichannel-Sequenz zum Prüfen und Starten.

7. CRM verbinden und Synchronisierung prüfen

lemlist unterstützt CRM-Import und -Synchronisierung mit HubSpot, Salesforce und Pipedrive. Verbinden Sie Ihr CRM, starten Sie einen Testversand und prüfen Sie, ob Aktivitäten (Versand, Antworten, Anrufe) korrekt geloggt werden. Achten Sie auf doppelte Datensätze, besonders wenn beide Plattformen kurzzeitig gleichzeitig mit demselben CRM synchronisieren.

8. Paralleltest durchführen, bevor Sie komplett live gehen

Lassen Sie Klenty für ein kleines Segment aktiv, während Sie lemlist auf einem anderen hochfahren. Vergleichen Sie Deliverability, Antwortquoten und CRM-Logging eine bis zwei Wochen lang direkt nebeneinander. Sobald die lemlist-Zahlen stabil sind (oder besser), stellen Sie Klenty komplett ab.

So schützen Sie die E-Mail-Deliverability beim Wechsel

Das größte Risiko bei jedem Cold-E-Mail-Plattformwechsel ist ein Deliverability-Einbruch. Inbox-Provider wie Google und Microsoft überwachen Ihre Versandmuster genau, und plötzliche Änderungen können Spam-Filter auslösen.

Starten Sie lemwarm, bevor Sie mit dem Versand beginnen. Wenn Sie neue Postfächer oder Domains hinzufügen, aktivieren Sie lemwarm mindestens zwei Wochen vor dem ersten Outbound-Versand. Wenn Sie bestehende Postfächer aus Klenty wiederverwenden, hilft lemwarm trotzdem, deren Reputation während der Volumenverschiebung zu erhalten.

Klenty nicht abschalten und am selben Tag aus lemlist losballern. Verlagern Sie das Volumen schrittweise, damit Inbox-Provider keinen abrupten Musterwechsel erkennen. Eine Parallelphase von ein bis zwei Wochen gibt Ihnen ein Sicherheitsnetz.

Inbox-Placement überwachen, nicht nur Öffnungsraten. Der Deliverability Hub von lemlist führt Inbox-Placement-Tests gegen echte Testadressen bei Google, Microsoft und anderen Providern durch. Sie sehen, ob E-Mails im primären Posteingang, unter Promotions oder im Spam landen, bevor Sie skalieren. Richten Sie automatische Alerts für Bounce-Rate-Spitzen ein, damit Sie Probleme erkennen, bevor sie sich aufschaukeln.

Migrationsrisiken, die die meisten Teams übersehen

Auch gut geplante Migrationen haben Schwachstellen. Diese hier erwischen Teams am häufigsten auf dem falschen Fuß.

1. Zu schnell umstellen und Absender-Reputation verlieren

Wenn Sie plötzlich den Versand auf einer Plattform stoppen und dasselbe Volumen auf einer anderen starten, erkennen Inbox-Provider einen Musterbruch. Das Ergebnis: Drosselung oder Spam-Einstufung. Die Lösung: ein schrittweiser Volumen-Ramp-up auf lemlist, während Klenty heruntergefahren wird.

2. Defekte CRM-Prozesse und doppelte Datensätze

Wenn Klenty und lemlist gleichzeitig mit demselben CRM synchronisieren, entstehen doppelte Kontakte oder widersprüchliche Aktivitäts-Logs. Deaktivieren Sie Klentys CRM-Sync, bevor Sie den von lemlist aktivieren. Lassen Sie nicht beide parallel auf denselben Datensätzen laufen.

3. Nicht zugeordnete Custom Fields, die Daten stillschweigend verlieren

Schlechte Formatierung bedeutet kaputte Personalisierung, fehlgeschlagene Importe und verlorene Zeit für Fehlerkorrekturen auf Lead-Ebene. CSV-Importe überspringen Spalten, die keiner erkannten Variable zugeordnet sind. Wenn Sie ein Custom Field nicht mappen, verschwinden die Daten ohne Fehlermeldung. Prüfen Sie den Import immer in der Vorschau, bevor Sie bestätigen.

4. Aktive Kampagnen, die plötzlich verstummen

Kontakte, die sich in Klenty mitten in einer Sequenz befinden, laufen nicht automatisch in lemlist weiter. Sie haben zwei Optionen: aktive Klenty-Cadences erst abschließen lassen, bevor Sie diese Kontakte migrieren, oder sie manuell beim richtigen Schritt in lemlist-Sequenzen neu einbuchen. So oder so: Planen Sie das ein. Eine unerwartete Stille mitten in der Sequenz kann einen Deal zunichtemachen.

5. Verzögerte Team-Adoption

Die technische Migration ist das eine. Das Team in einer neuen Oberfläche produktiv zu machen, das andere. lemlist bietet im Dashboard einen geführten Setup-Walkthrough und In-App-Chat-Support. Eine kurze Team-Session in der ersten Woche spart Ihnen viele Einzelfragen danach.

Was lemlist bietet, was Klenty nicht hat

Eine Migration ist auch eine Upgrade-Chance. Sobald Sie auf lemlist arbeiten, stehen Ihnen Funktionen zur Verfügung, die es in Ihrem Klenty-Setup nicht gab.

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  Integrierte Lead-Datenbank mit verifizierten Kontakten: lemlist enthält eine Datenbank mit über 600 Mio. Kontakten. So betreiben Sie Prospecting ohne separaten Datenanbieter. Leads lassen sich nach ICP-Kriterien filtern und direkt in Kampagnen übernehmen.

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  Multichannel-Sequenzen über fünf Kanäle: Während Klenty auf E-Mail mit optionalen Zusatzkanälen setzt, orchestriert lemlist Sequenzen über E-Mail, LinkedIn, Telefon, WhatsApp und SMS aus einer Kampagne heraus. Engagement-basiertes Branching passt den Ablauf automatisch an (z. B. LinkedIn-Nachricht senden, wenn keine E-Mail-Antwort kommt).

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  KI-Agents für Enrichment, Personalisierung und Kampagnenaufbau: lemAgent erstellt Sequenzen aus einer Textbeschreibung. AI Agentic Enrichment zieht strukturierten Kontext aus Websites, LinkedIn, CRM-Daten und Gesprächsaufzeichnungen. Smart Messaging generiert personalisierte Texte und bereinigt Lead-Daten beim Import.

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  Deliverability-Infrastruktur auf jedem Platz: Jeder lemlist-Platz beinhaltet lemwarm, Deliverability-Hub-Monitoring, Inbox-Rotation und Pre-Send-Content-Checks. Das sind keine Add-ons.

Ihre erste Woche nach der Migration zu lemlist

Hier ein praktischer Tagesplan, damit Ihre Migration auf Kurs bleibt:

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  Tag 1–2: Alle Postfach-Verbindungen bestätigen, lemwarm aktivieren, prüfen, ob der CRM-Sync korrekt loggt

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  Tag 3–4: Erste neu aufgebaute Sequenz an ein kleines Testsegment starten. Inbox-Placement-Ergebnisse im Deliverability Hub prüfen.

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  Tag 5–6: Verbleibende Leads mit fehlenden E-Mails oder Telefonnummern per Waterfall-Enrichment anreichern. LinkedIn- oder Anruf-Schritte zu Ihren Sequenzen hinzufügen, falls noch nicht geschehen.

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  Tag 7: Erste Kampagnen-Metriken im lemlist-Dashboard prüfen. Mit Ihren Klenty-Benchmarks vergleichen. Wenn die Ergebnisse stabil sind (oder sich verbessern), Klenty deaktivieren und komplett live gehen.

Jetzt sind Sie dran

Der Wechsel von Klenty zu lemlist ist ein kontrollierter Prozess. Die Datenmigration erfordert einen konzentrierten Nachmittag. Die Paralleltestphase dauert ein bis zwei Wochen. Und sobald Sie live sind, haben Sie Zugang zu Kanälen, Daten und KI-Tools, die in Ihrem bisherigen Setup nicht verfügbar waren.

Am wichtigsten ist die Übergangsphase. Verlagern Sie das Volumen schrittweise, mappen Sie Ihre Felder sorgfältig und nutzen Sie die Parallelphase, um alles zu bestätigen, bevor Sie endgültig umstellen.