Migration von Pipedrive zu lemlist: Schritt-für-Schritt-Checkliste für 2026

Warum Outbound-Teams Pipedrive entwachsen (und wann lemlist die Lücke schließt)

Pipedrive ist ein CRM für Pipeline-Management. Es trackt Deals, protokolliert Aktivitäten und gibt Sales-Verantwortlichen einen visuellen Überblick über ihren Funnel. Was es nicht tut: Outbound für Sie übernehmen.

Sobald ein Team Multichannel-Sequenzen, integriertes E-Mail-Warm-up oder Lead-Enrichment aus einem einzigen Workspace heraus braucht, wird Pipedrive zum Engpass. Am Ende stückeln Sie separate Tools für E-Mail, LinkedIn-Automatisierung, Telefon und Deliverability zusammen und synchronisieren Daten manuell zwischen allen.

Genau hier kommt lemlist ins Spiel. Pipedrive ist ein Sales-CRM für Pipeline-Management und Deal-Tracking. lemlist ist eine Outbound-Plattform für Prospecting, Personalisierung und Multichannel-Versand. Die meisten Teams ersetzen Pipedrive nicht komplett. Sie behalten es für Deal-Tracking und verlagern ihre Outbound-Prozesse in lemlist, synchronisiert über eine native Integration.

Ein kurzer Überblick, wie sich die beiden Tools die Aufgaben teilen:

Die Migration ist kein Kompletttausch. Es ist eine Neuordnung, wo Outbound stattfindet.

Was Sie vor dem Wechsel aus Pipedrive exportieren sollten

Kontakte, benutzerdefinierte Felder und Deal-Verlauf

In Pipedrive gibt es zwei Kontakttypen: Personen und Organisationen. In der Regel exportieren Sie Personen (Ihre tatsächlichen Prospects) zusammen mit benutzerdefinierten Feldern, die für Outreach relevant sind, z. B. Branche, Lead-Quelle oder ICP-Tags.

Der Deal-Verlauf liefert nützlichen Kontext, lässt sich aber nicht 1:1 in lemlist übertragen. Wenn Ihre Mitarbeitenden vergangene Deal-Phasen nutzen, um Follow-ups zu personalisieren, exportieren Sie diese Daten separat und behalten sie als Referenz in Pipedrive oder einer Tabelle.

Aktivitäten, Notizen und Dateien, die mit Deals und Kontakten in Pipedrive verknüpft sind, müssen separat exportiert werden. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein einzelner Export alles erfasst.

Daten, die Sie zurücklassen können

Nicht jeder Datensatz gehört in Ihre Outbound-Plattform. Wenn Sie Ihre gesamte Pipedrive-Datenbank migrieren, erzeugen Sie ab dem ersten Tag Rauschen.

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  Closed-Lost-Deals, die älter als Ihr Sales-Zyklus sind: Diese Kontakte sind kalt und werden mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht konvertieren. Sie liegen in Ihren Listen und ziehen Ihre Engagement-Metriken nach unten.

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  Systemgenerierte Aktivitätseinträge: Automatisch erstellte Einträge wie „Deal in Verhandlung verschoben" blähen Ihr Sending-Tool auf, ohne Mehrwert zu liefern.

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  Abgemeldete oder gebouncte Kontakte: Wenn Sie diese in lemlist importieren, riskieren Sie Deliverability-Schäden, bevor Ihre erste Kampagne überhaupt startet.

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  Doppelte Datensätze: Sobald Unternehmen ein gründliches Audit durchführen, stellen sie oft fest, dass ein großer Teil der Datensätze Duplikate, veraltet oder unvollständig ist. Bereinigen Sie die Daten vor der Migration.

So bereinigen Sie Ihre Pipedrive-Daten vor dem Export

Sie haben zwei native Optionen: gefilterte Daten exportieren oder ungefilterte Kontakte als Bulk-Export herunterladen. Nutzen Sie in der Personen-Ansicht den integrierten Filter-Builder von Pipedrive, um Kontakte nach Tag, Deal-Status, letztem Aktivitätsdatum oder benutzerdefiniertem Feldwert zu segmentieren. Exportieren Sie nur die gefilterten Ergebnisse.

Normalisieren Sie vor dem Export Ihre benutzerdefinierten Feldwerte in Pipedrive. Das heißt: einheitliche Jobtitel-Formate (z. B. „VP Sales" statt „Vice President of Sales"), Kontakte ohne E-Mail-Adresse entfernen und Duplikate bereinigen. Diese Arbeit in Pipedrive zu erledigen geht schneller, als eine rohe CSV nachträglich aufzuräumen.

Häufige Migrationsrisiken, die Outbound-Kampagnen zerstören (und wie Sie sie vermeiden)

1. Kontaktdatensätze gehen beim Export verloren

Bei vielen Migrationen wird der Export „erfolgreich" abgeschlossen. Die verantwortliche Person sieht eine Erfolgsmeldung. Die fehlenden Datensätze tauchen erst Wochen später auf, wenn jemand nach einem Kontakt sucht, der nicht existiert.

Vorbeugung: Vergleichen Sie die Zeilenanzahl in Ihrer exportierten CSV mit der Gesamtzahl der Kontakte in Pipedrive, bevor Sie in lemlist importieren. Wenn die Zahlen nicht übereinstimmen, prüfen Sie Ihre Exportfilter erneut.

2. Fehlerhafte Feldzuordnung zwischen den Systemen

Daten landen am falschen Ort. Ihr altes CRM speichert vollständige Namen in einem einzigen Feld. Ihr neues CRM hat separate Vor- und Nachnamenfelder. Der Import schreibt „Jane Smith" ins Vornamenfeld und lässt den Nachnamen leer.

Vorbeugung: Erstellen Sie vor dem Import eine Feldzuordnungstabelle. Ordnen Sie jedes Pipedrive-Feld seinem lemlist-Äquivalent oder einer neuen benutzerdefinierten Variable zu und testen Sie zuerst mit einem kleinen Batch.

3. Fehlende Engagement-Historie

E-Mail-Öffnungen, Antworten und Anrufnotizen aus Pipedrive werden nicht automatisch in lemlist übertragen. Die gefährlichsten Daten, die verloren gehen, sind nicht Kontakte oder Deals, sondern die nicht übertragbare Engagement-Historie, die Ihrem Vertrieb den nötigen Kontext liefert.

Vorbeugung: Exportieren Sie die Aktivitätshistorie separat und speichern Sie sie als Referenz. Oder nutzen Sie die native Pipedrive-Integration, damit Ihre Mitarbeitenden im Tagesgeschäft mit lemlist weiterhin auf den historischen Kontext im CRM zugreifen können.

4. Unsaubere oder doppelte Daten importieren

Duplikate führen zu Doppelversand. Ungültige E-Mails verursachen Bounces. Beides zerstört Ihre Absender-Reputation, bevor Ihre Outbound-Maschine überhaupt in Gang kommt.

Vorbeugung: Deduplizieren und verifizieren Sie E-Mails vor dem Import. Der Email Finder & Verifier von lemlist nutzt Waterfall-Enrichment über mehr als 14 Anbieter, um Adressen beim Import erneut zu verifizieren. So versenden Sie nur an echte Postfächer.

5. Outbound-Stillstand während des Wechsels

Eine CRM-Migration kann den laufenden Betrieb empfindlich stören, wenn sie nicht sorgfältig geplant wird. Ausfallzeiten während der Umstellung können zu verlorenen Deals, schlechter Kundenerfahrung und Produktivitätsverlusten führen. Das gilt genauso für Outbound-Plattform-Migrationen.

Vorbeugung: Lassen Sie beide Tools parallel laufen. Aktive Sequenzen in Pipedrive laufen aus, während neue Kampagnen in lemlist starten. Wie Sie diese Übergangsphase strukturieren, erklären wir weiter unten.

6. Deliverability-Einbruch bei neuen Sending-Domains

Aus Gründen der IP- und Domain-Reputation empfiehlt es sich, für Outbound eine neue E-Mail-Adresse auf einer separaten Domain einzurichten. Was manchmal passiert: Teams setzen eine neue Domain auf, erstellen eine E-Mail-Adresse und versenden innerhalb von drei Tagen 50 E-Mails pro Tag. Das ist leider der schnellste Weg, geblockt zu werden.

Vorbeugung: Richten Sie Ihre Sending-Domains in lemlist mindestens zwei bis vier Wochen vor dem Migrationstag ein und starten Sie das Warm-up. Die genauen Schritte erklären wir im Abschnitt zur Deliverability weiter unten.

7. Widerstand im Team gegen den neuen Prozess

Selbst das beste CRM scheitert, wenn die Teams es nicht nutzen. Viele Unternehmen konzentrieren sich auf Migration und Setup, vergessen aber Training, Adoption und die tägliche Nutzungserfahrung.

Vorbeugung: Beziehen Sie das Team früh ein. Starten Sie eine kleine Pilotkampagne in lemlist mit zwei bis drei Personen. Das geführte Setup und der Chat-Support in lemlist verkürzen die Einarbeitungszeit. Die Adoption ist selten der Engpass, den man erwartet.

Schritt-für-Schritt-Checkliste: Pipedrive-Kontakte in lemlist migrieren

1. Pipedrive über die native Integration mit lemlist verbinden

Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie einen aktiven Account bei Pipedrive und lemlist haben. Nachdem Sie sich bei beiden Plattformen angemeldet haben, klicken Sie auf Ihren Avatar und wählen Sie Einstellungen. Im Bereich Integrationen klicken Sie bei Pipedrive auf Verbinden (die lemlist Academy hat eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verbindung von Pipedrive mit lemlist).

Die Pipedrive-lemlist-Integration ermöglicht es Sales-Teams, ihre CRM-Kontakte direkt mit lemlist-Outreach-Kampagnen zu synchronisieren, ohne manuelle Datenexporte. Die Einrichtung dauert unter fünf Minuten über den Pipedrive Marketplace, ganz ohne Code.

2. Einen Personen-Filter in Pipedrive erstellen

Importieren Sie nicht Ihre gesamte Datenbank. Navigieren Sie zum Kontakte-Modul und nutzen Sie die Filterfunktion, um die gewünschten Datensätze auszuwählen. Sobald die Liste steht, klicken Sie auf das Dropdown-Menü oben rechts und wählen Sie „Filterergebnisse exportieren".

Filtern Sie nach ICP-Tags, Deal-Status, letztem Aktivitätsdatum oder jedem benutzerdefinierten Feld, das kontaktwürdige Leads identifiziert. Hier zahlt sich die vorherige Bereinigungsarbeit aus.

3. Gefilterte Kontakte in eine lemlist-Kampagne importieren

Sie können Kontakte über die Integration von Pipedrive in eine lemlist-Kampagne übertragen oder die bereinigte CSV direkt hochladen. lemlist ordnet Standardfelder (Vorname, Nachname, E-Mail, Unternehmen) automatisch zu, aber benutzerdefinierte Felder müssen manuell zugeordnet werden.

4. Benutzerdefinierte Felder und Variablen zuordnen

Die Standard-Feldzuordnung wird später Probleme verursachen. Passen Sie diese kritischen Zuordnungen sofort nach der Installation an. Ordnen Sie das Pipedrive-Feld „Person Name" separat den lemlist-Feldern „First Name" und „Last Name" zu, nicht einem kombinierten Namensfeld. So stellen Sie korrekte Personalisierung in Ihren E-Mail-Sequenzen sicher.

Gängige Zuordnungen:

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  Pipedrive „Organization name" → lemlist {{companyName}}

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  Pipedrive-Feld „Industry" (benutzerdefiniert) → lemlist-Variable (benutzerdefiniert) {{industry}}

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  Pipedrive „Phone" → lemlist {{phone}}

Damit lemlist Daten an Pipedrive senden kann, sollten Sie auch benutzerdefinierte Felder in Pipedrive anlegen. Diese Felder speichern Informationen aus lemlist (E-Mails, LinkedIn-URLs, Kampagnennamen usw.). Mehr dazu in der lemlist-Anleitung zur Synchronisierung von Pipedrive mit lemlist für das vollständige Setup.

5. CRM-Trigger für Deal-Erstellung und Aktivitäts-Sync konfigurieren

Sie können Deals in Pipedrive direkt über lemlist erstellen. Gehen Sie zu Ihren Kampagneneinstellungen über das Zahnrad-Symbol. Im Tab CRM-Integration aktivieren Sie „Daten von lemlist ins CRM synchronisieren". Wählen Sie die Pipeline-Stufe, in der der Deal erstellt werden soll.

So wird automatisch ein Deal in Pipedrive erstellt, wenn ein Lead in lemlist antwortet oder Interesse zeigt. Ihr CRM bleibt die zentrale Quelle für die Pipeline. lemlist übernimmt den Outreach.

So richten Sie Deliverability vor Ihrer ersten Kampagne ein

Sending-Domains kaufen und authentifizieren

Cold-Outreach-Kampagnen funktionieren am besten über eine dedizierte Sending-Domain, niemals über Ihre Hauptdomain. Kaufen Sie ähnliche Domains (z. B. ihrefirma.co oder getihrefirma.com, wenn Ihre echte Domain ihrefirma.com ist), richten Sie ein bis drei Postfächer pro Domain ein und nutzen Sie diese ausschließlich für Outbound.

Mit lemlist können Sie Sending-Domains direkt in der Plattform kaufen und authentifizieren. SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge werden automatisch konfiguriert.

Postfächer mit lemwarm aufwärmen

E-Mail-Warm-up hilft Ihnen, Sendevolumen und Engagement bei Cold Emails zu steigern. Ein neues Postfach braucht in der Regel etwa einen Monat (2-3 Wochen Ramp-up, dann 2 Wochen Stabilisierung), bevor es für Kampagnenvolumen bereit ist.

lemwarm ist in jedem lemlist-Tarif enthalten und läuft nach der Aktivierung automatisch. Es tauscht echte E-Mails mit einem Netzwerk realer Postfächer aus, generiert Öffnungen und Antworten und baut so Ihre Absender-Reputation auf. Starten Sie das Warm-up am Tag, an dem Sie Ihre Sending-Domains erstellen, nicht am Tag, an dem Sie Ihre erste Kampagne versenden wollen.

Sichere tägliche Sendelimits festlegen

Volumen zählt genauso wie Inhalt. lemlist begrenzt automatisch die täglichen Sends pro Postfach, verteilt Nachrichten zeitlich, um menschliches Verhalten zu simulieren, und routet E-Mails nach Anbietertyp (Gmail-zu-Gmail, Outlook-zu-Outlook) für maximales Inbox-Placement. Die Zeitzonenausrichtung ist ebenfalls integriert, sodass Ihre E-Mails während der Arbeitszeiten ankommen.

Pipedrive und lemlist während der Übergangsphase parallel betreiben

Der größte Fehler: alles auf einen Schlag umstellen wollen. Eine Parallelphase hält die Pipeline am Laufen, während Sie migrieren.

So funktioniert es: Lassen Sie aktive Pipedrive-Sequenzen oder E-Mail-Kampagnen natürlich auslaufen. Ziehen Sie keine Kontakte mitten aus einer Sequenz, denn das riskiert Doppelversand oder Prospects, die in einem abgebrochenen Follow-up hängen bleiben. Starten Sie neue Kampagnen ausschließlich in lemlist. Nutzen Sie die native Integration für bidirektionale Synchronisierung, damit Ihre Mitarbeitenden den Status jedes Leads auf einen Blick sehen, egal welches Tool den Touchpoint ausgelöst hat.

Legen Sie einen Stichtag fest (in der Regel zwei bis vier Wochen), ab dem sämtlicher neuer Outreach ausschließlich in lemlist startet. Bis dahin sind die alten Pipedrive-Sequenzen abgeschlossen, Ihre Sending-Domains aufgewärmt und Ihr Team hat mindestens eine Pilotkampagne komplett durchlaufen.

Checkliste für die Validierung nach der Migration

Abgleich der Datensatzanzahl

Vergleichen Sie die Anzahl der aus Pipedrive exportierten Kontakte mit der Anzahl der in lemlist importierten. Selbst eine kleine Abweichung sollten Sie untersuchen, bevor Sie Kampagnen starten, denn fehlende Datensätze summieren sich unbemerkt über die Zeit.

Stichprobenprüfung der Feldgenauigkeit

Rufen Sie eine zufällige Stichprobe von 20-30 importierten Kontakten auf. Prüfen Sie, ob benutzerdefinierte Felder, E-Mail-Adressen und Firmennamen korrekt zugeordnet wurden. Achten Sie besonders auf zusammengeführte Felder, abgeschnittene Werte und Formatierungsprobleme (z. B. Telefonnummern, bei denen die Landesvorwahl fehlt).

Kampagnen-Performance als Benchmark

Versenden Sie eine kleine Testkampagne an einen Teil der migrierten Kontakte. Vergleichen Sie Öffnungsraten und Bounce-Raten mit Ihren Pipedrive-Referenzwerten. Nutzen Sie einen Verifizierungsdienst, um Ihre Listen vor dem Versand zu bereinigen. Eine hohe Bounce-Rate kann Ihre Absender-Reputation zerstören, selbst wenn das Warm-up perfekt war.

Wenn die Bounce-Rate über 2 % steigt, pausieren Sie und verifizieren Sie die E-Mails erneut über das Waterfall-Enrichment von lemlist, bevor Sie skalieren.

Jetzt sind Sie dran

Die Migration von Pipedrive zu lemlist folgt einer klaren Abfolge: Daten bereinigen, Deliverability einrichten, mit sorgfältiger Feldzuordnung importieren und beide Tools parallel betreiben, bis die Umstellung abgeschlossen ist. Die größten Risiken (unsaubere Daten, kalte Domains, übersprungene Parallelphase) lassen sich mit der obigen Checkliste vermeiden.

Die native Pipedrive-Integration von lemlist, das integrierte Warm-up mit lemwarm und das geführte In-App-Setup machen den Wechsel für die meisten Teams innerhalb von zwei bis vier Wochen problemlos möglich.