Von Waalaxy zu lemlist wechseln: Schritt-für-Schritt-Migrations-Checkliste

Warum Sales-Teams von Waalaxy zu lemlist wechseln

Der Wechsel des Outreach-Tools hat meistens einen Grund: Man stößt an eine Grenze. Waalaxy automatisiert Prospecting und generiert Leads über LinkedIn und E-Mail, mit vorgefertigten Nachrichtenvorlagen und Kampagnen-Setup in wenigen Klicks. Für Teams mit LinkedIn-first-Ansatz funktioniert das gut. Schwierig wird es, sobald Sie mehr wollen als LinkedIn und einfache E-Mails.

Zu den wichtigsten Funktionen von Waalaxy gehören automatisierte LinkedIn-Sequenzen (Profilbesuche, Kontaktanfragen und Nachrichten), kombinierte LinkedIn- und E-Mail-Kampagnen, ein integrierter Email Finder und KI-gestützte Nachrichtenerstellung. Was fehlt: ein integrierter Dialer für Cold Calling, SMS- oder WhatsApp-Schritte, ein integriertes E-Mail-Warm-up und Waterfall-Enrichment über mehrere Datenanbieter. Sobald die Outreach-Strategie eines Teams über LinkedIn-Kontaktanfragen und Follow-up-E-Mails hinausgeht, kosten diese Lücken Meetings.

Das sind die häufigsten Gründe für den Wechsel:

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  LinkedIn-Limit: Waalaxy deckt LinkedIn und teilweise E-Mail ab, bietet aber kein natives Cold Calling, keine SMS und kein WhatsApp als Kampagnenschritte

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  Keine Deliverability-Infrastruktur: Teams, die Cold Email skalierbar versenden wollen, brauchen Warm-up und Inbox-Placement-Monitoring. Waalaxy bietet beides nicht

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  Enrichment aus nur einer Quelle: Waalaxy führt kein Waterfall-Enrichment über mehrere Anbieter durch, um verifizierte E-Mails und Telefonnummern zu liefern

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  Verstreute Antworten: Ohne eine Unified Inbox über alle Kanäle gehen Gespräche zwischen LinkedIn, E-Mail und anderen Tools verloren

Die gute Nachricht: Die eigentliche Migration ist unkompliziert, wenn Sie einer klaren Reihenfolge folgen. Hier ist der Ablauf.

Was Sie aus Waalaxy exportieren können und was nicht

Bevor Sie irgendetwas verschieben, sollten Sie genau wissen, welche Daten sich aus Waalaxy exportieren lassen und welche dort bleiben.

Daten, die problemlos übertragen werden

Der CSV-Export von Waalaxy umfasst Nachname, Vorname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, LinkedIn-URL, Sales-Navigator-URL, Firmenname, Position, Region, ob der Kontakt auf Jobsuche ist, und den LinkedIn-Account-Typ.

Zusätzlich erhalten Sie Waalaxy-spezifische Daten: Prospect-Tags, Datum der ersten LinkedIn-Kontaktaufnahme, Datum der ersten gesendeten Nachricht, ob eine Antwort eingegangen ist (ja/nein), ob eine E-Mail gesendet oder beantwortet wurde, und welcher Kontaktliste der Lead zugeordnet ist. All das wird in einer Standard-CSV-Datei exportiert.

Daten, die verloren gehen, und wie Sie das umgehen

Kampagnen-Analytics (Öffnungsraten, Antwortraten, Performance pro Schritt) und der LinkedIn-Nachrichtenverlauf lassen sich nicht exportieren. Auch Sequenzvorlagen und Verzweigungslogik bleiben in Waalaxy.

Die Lösung ist einfach: Bevor Sie Waalaxy kündigen, machen Sie Screenshots Ihrer erfolgreichsten Kampagnen-Statistiken und kopieren Sie Ihre besten Nachrichtenvorlagen in ein Google Doc. LinkedIn-Konversationen bleiben über die native LinkedIn-Inbox weiterhin zugänglich, unabhängig davon, welches Tool Sie nutzen. Die gehen also nicht wirklich verloren.

So exportieren Sie Ihre Waalaxy-Kontakte als CSV

Die CSV-Export-Funktion ist in allen Waalaxy-Abonnements verfügbar, kostenlos wie kostenpflichtig. Sie haben drei Möglichkeiten, Daten zu exportieren, je nachdem, was Sie migrieren möchten.

1. Alle Kontakte exportieren

Um alle Leads aus Waalaxy zu exportieren, gehen Sie zum Tab „Leads", wählen Sie alle aus, klicken Sie auf „Exportieren", wählen Sie das CSV-Format und laden Sie die Datei herunter. So erhalten Sie ein vollständiges Backup.

2. Export aus einer bestimmten Kampagne

Wenn Sie nur bestimmte Kampagnen migrieren möchten, gehen Sie zu „Kampagne", wählen Sie Ihre Kampagne aus, öffnen Sie den Tab „Prospects", markieren Sie die Kontakte und exportieren Sie sie. Das hält Ihre Importe in lemlist sauber, weil Sie Kontakte nach Kampagnenkontext segmentieren können.

3. Vor dem Export nach Status filtern

Waalaxy versieht Kontakte mit Status-Tags wie „Connected", „Replied" und „Not Connected". Filtern Sie vor dem Export nach Status, um Kontakte in Gruppen aufzuteilen: bereits geantwortet (nicht erneut in eine Sequenz aufnehmen), verbunden aber keine Antwort (warmes Follow-up) und nie kontaktiert (Cold-Kampagne). Diese Segmentierung verhindert ungewollte Doppel-Ansprache nach dem Wechsel.

4. CSV bereinigen und für lemlist formatieren

lemlist erwartet in Zeile 1 Spaltenüberschriften (email, firstName, companyName usw.) und keine Leerzeichen in den Spaltennamen, besonders bei URLs (siehe lemlist CSV-Import-Anleitung). Benennen Sie die Waalaxy-Header so um, dass sie den Standard-Variablen von lemlist entsprechen: firstName, lastName, companyName, linkedinUrl, email. Entfernen Sie Duplikate und alle Zeilen, in denen sowohl E-Mail als auch LinkedIn-URL fehlen, da lemlist eines von beiden zur Lead-Identifikation nutzt.

So importieren Sie Ihre Waalaxy-Leads in lemlist

Mit einer sauberen CSV dauert der Import nur wenige Minuten.

1. Zuerst eine Kampagne erstellen

Bevor Sie Leads importieren, brauchen Sie eine Kampagne, in die sie aufgenommen werden. Gehen Sie in lemlist zu „Campaigns", klicken Sie auf „New Campaign" und vergeben Sie einen Namen. Die vollständige Sequenz können Sie später aufbauen. Die Kampagne muss nur existieren, damit die Leads ein Ziel haben.

2. CSV hochladen und Felder zuordnen

Öffnen Sie die Kampagne, klicken Sie auf „Leads list" und dann auf „Import new leads". Wählen Sie „CSV import" und klicken Sie auf den Upload-Bereich oder ziehen Sie Ihre CSV-Datei per Drag-and-drop hinein.

Im Schritt „Set up imported custom variables" ordnen Sie jede CSV-Spalte dem richtigen lemlist-Variablentyp zu. So erkennt lemlist Felder wie {{email}} und {{linkedinUrl}} in Ihren Kampagnenschritten. lemlist ordnet gängige Spaltennamen automatisch zu, aber Sie sollten prüfen, ob benutzerdefinierte Spalten (z. B. Waalaxy-Tags) als Custom Variables zugewiesen sind, damit sie für die Personalisierung verfügbar bleiben.

3. Duplikat-Regeln festlegen

Dieser Schritt ist besonders wichtig bei einer Migration, wenn Sie möglicherweise dieselben Kontakte aus mehreren Kampagnen-Exporten importieren.

lemlist bietet drei Einstellungen zur Duplikatvermeidung. Option 1: „Don't import leads that are already in this campaign" prüft nur die aktuelle Kampagne. Option 2: „Don't import leads currently in progress in another campaign" prüft andere Kampagnen, schließt aber abgeschlossene aus. Die dritte Option blockiert Leads, die bereits in irgendeiner Kampagne Ihres Workspace vorhanden sind (alle Details im lemlist Help Center).

Für die Migration ist Option 2 in der Regel die richtige Wahl. Sie verhindert aktive Doppel-Ansprache, lässt aber den Re-Import von Leads aus bereits abgeschlossenen Kampagnen zu.

4. Leads beim Import anreichern

Wenn bei Ihren Waalaxy-Kontakten verifizierte E-Mails oder direkte Telefonnummern fehlen, bringt lemlist hier sofort Mehrwert. Im Schritt „Enrich leads data" wählen Sie, ob lemlist E-Mails finden/verifizieren, Telefonnummern finden oder LinkedIn-Daten anreichern soll. Wenn alles passt, klicken Sie auf „Import leads".

lemlist führt Waterfall-Enrichment über mehrere Datenanbieter in einem einzigen Durchlauf durch und berechnet nur erfolgreiche Treffer. Viele Teams stellen fest, dass das Enrichment Lücken füllt, die der Single-Source-Email-Finder von Waalaxy nicht abdecken konnte.

So gehen Sie mit Kontakten um, die sich mitten in einer Kampagne befinden

Das ist der Teil, den die meisten Migrations-Guides überspringen. Und genau er entscheidet, ob Sie laufende Gespräche stören.

Kontakte, die noch nicht angesprochen wurden

Diese sind am einfachsten zu handhaben. Exportieren Sie sie aus Waalaxy, importieren Sie sie in eine neue lemlist-Kampagne ab Schritt 1 und starten Sie. Keine Sonderbehandlung nötig.

Kontakte mit offenen Kontaktanfragen oder laufenden Gesprächen

Wenn ein Kontakt eine offene LinkedIn-Kontaktanfrage, eine unbeantwortete Nachricht oder ein laufendes Gespräch hat, riskieren Sie durch eine neue automatisierte Sequenz widersprüchliche Touchpoints.

Importieren Sie diese Kontakte stattdessen mit einem Custom-Variable-Tag in lemlist (z. B. migrationStatus = mid-conversation). Fügen Sie sie dann entweder über die erweiterten Bedingungen von lemlist einem späteren Schritt Ihrer Sequenz hinzu, oder betreuen Sie sie manuell über die Unified Inbox, bis der laufende Thread abgeschlossen ist. Die Grundregel: Lassen Sie aktive Gespräche zu Ende laufen, bevor Sie neue Automatisierung darüberlegen.

Waalaxy-Sequenzen als Multichannel-Kampagnen in lemlist neu aufbauen

Waalaxy-Sequenzen folgen typischerweise einem Muster wie Profilbesuch → Kontaktanfrage → Nachricht → Follow-up. In lemlist stehen dieselben LinkedIn-Aktionen zur Verfügung, aber Sie können sie jetzt mit E-Mail, Anrufen, SMS und WhatsApp in einer einzigen Kampagne kombinieren.

Waalaxy-Vorlagen auf lemlist-Schritte übertragen

Nehmen Sie die Nachrichtenvorlagen, die Sie zuvor gespeichert haben, und fügen Sie sie in den Sequenz-Builder von lemlist ein. Ein „Message"-Schritt in Waalaxy wird zu einem LinkedIn-Nachrichtenschritt in lemlist. Ein „Email"-Schritt in Waalaxy wird zu einem E-Mail-Schritt in lemlist. Die Oberfläche ist anders, aber die Logik lässt sich direkt übertragen.

Kanäle hinzufügen, die Waalaxy nicht unterstützt

Das ist das größte Upgrade. Zwischen LinkedIn-Touchpoints können Sie jetzt einen E-Mail-Schritt einfügen, der ausgelöst wird, wenn der Kontakt sich innerhalb von 3 Tagen nicht verbunden hat, einen Anruf-Schritt bei E-Mail-Öffnung oder ein SMS-Follow-up nach einem verpassten Anruf. Die bedingte Verzweigung von lemlist leitet Leads basierend auf ihrem Verhalten kanalübergreifend auf verschiedene Pfade.

Wenn Sie Cold Email zum ersten Mal einsetzen, sollten Sie allerdings zuerst die Deliverability-Infrastruktur einrichten (wird im nächsten Abschnitt behandelt).

Mit lemAgent Sequenzen schneller erstellen

Statt jede Waalaxy-Kampagne manuell nachzubauen, beschreiben Sie lemAgent Ihr Ziel in einfacher Sprache („Meetings mit Marketing-Entscheidern bei E-Commerce-Unternehmen buchen") und er generiert eine Multichannel-Sequenz mit Timing, Verzweigungen und Messaging. Sie können alles prüfen und anpassen, bevor Sie starten. Das komprimiert Stunden an Kampagnen-Setup auf wenige Minuten.

E-Mail-Deliverability einrichten, bevor Sie senden

Wenn Ihr Team Waalaxy hauptsächlich für LinkedIn genutzt hat, erfordert der Einstieg in Cold Email etwas Infrastruktur-Vorarbeit. Und selbst wenn Sie schon E-Mails versendet haben: Die Migration ist ein guter Zeitpunkt, Ihr Sende-Setup zurückzusetzen.

1. Sende-Domain verbinden oder kaufen

In lemlist können Sie Ihre eigene Domain verbinden oder eine neue Sende-Domain direkt in der Plattform kaufen. Eine von Ihrer Haupt-Firmendomain getrennte Domain schützt die Reputation Ihrer primären Domain, falls Deliverability-Probleme auftreten.

2. lemwarm starten, bevor Sie Kampagnen launchen

lemwarm ist das integrierte Warm-up-Tool von lemlist. Es baut Ihre Absender-Reputation schrittweise auf, indem es echte E-Mails mit echten Postfächern in kontrolliertem Tempo austauscht. Starten Sie es sofort nach Erstellung Ihres lemlist-Accounts, auch wenn Sie noch Daten migrieren. Bis Ihre Kampagnen startbereit sind, verfügen Ihre Postfächer über eine gesunde Sendehistorie.

3. Deliverability Boost Pre-Check durchführen

Bevor Ihre erste Kampagne live geht, prüft Deliverability Boost auf riskante Inhalts-Muster, Authentifizierungsprobleme (SPF, DKIM, DMARC) und Inbox-Placement-Probleme. Es zeigt Ihnen Probleme, die Sie beheben können, bevor eine einzige E-Mail versendet wird. Deutlich besser, als Spam-Probleme erst nach 500 versendeten E-Mails zu entdecken.

CRM und Integrationen neu verbinden

Die wichtigsten CRM-Integrationen von Waalaxy laufen über Zapier/Make, darunter Pipedrive und HubSpot. lemlist bietet native bidirektionale Synchronisierung mit HubSpot, Salesforce und Pipedrive, plus Zapier/Make-Support für individuelle Workflows.

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  HubSpot / Salesforce: Die native Synchronisierung übernimmt Kontakte, Aktivitäten und Deal-Stages ohne Drittanbieter-Tools

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  Zapier / Make: Alle Automatisierungen, die Sie zuvor mit Waalaxy verbunden hatten, lassen sich mit den Zapier-Triggern und -Actions von lemlist nachbauen

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  API und MCP: Für Teams mit selbstgebauten Workflows oder KI-Agent-Setups bietet lemlist vollständigen API-Zugang und MCP-Integration für Claude und andere KI-Clients

Waalaxy vs. lemlist: Feature-Vergleich für wechselnde Teams

Ihre ersten 14 Tage nach der Migration

Eine Migration bringt nur etwas, wenn sie Ihre Pipeline nicht ausbremst. Hier ist ein kompakter Zeitplan:

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  Tag 1–2: Alle Waalaxy-Daten exportieren, CSVs bereinigen, lemlist-Account erstellen und Sende-Domains verbinden. lemwarm sofort starten.

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  Tag 3–5: Leads importieren, erste Multichannel-Kampagnen aufbauen (oder von lemAgent generieren lassen) und prüfen, ob die Feldzuordnungen in der E-Mail-Vorschau korrekt aussehen.

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  Tag 6–10: Erste Kampagnen starten. Deliverability im Deliverability Hub überwachen. Betreffzeilen und Messaging basierend auf frühen Öffnungs- und Antwortsignalen optimieren.

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  Tag 11–14: Kampagnen-Performance auswerten, Sequenzen anpassen, CRM verbinden und das Waalaxy-Abo auslaufen lassen.

lemlist erlaubt den Upload von bis zu 40.000 Leads per CSV, aufgeteilt in Batches von 10.000 Leads pro Kampagne. So lassen sich auch große Waalaxy-Datenbanken importieren, ohne Dateien in kleine Häppchen aufteilen zu müssen.