Sales Playbook from Tom Greenwood BDR lead @ Paddle

Tom Greenwood ist BDR Team Lead bei Paddle. Er ist seit etwas mehr als zwei Jahren dort tätig. In diesem Jahr erreichte er durchschnittlich 145% seiner Quote - allein im Mai sogar 366%. Als er bei Paddle startete, hielt er sein tägliches System bewusst schlank. Ergänzend zum CRM baute er sich ein leichtgewichtiges persönliches Cockpit in Google Sheets auf, um konstant zu bleiben und Woche für Woche schnelle Lernzyklen umzusetzen.

Warum Sie das für Sie interessant ist: Wenn Sie im Outbound tätig sind und Ihre Ziele durch starke Routinen, hohe Relevanz und konsequenten Zeitschutz dauerhaft übertreffen möchten, ist dieses Playbook für Sie.

Größter Erfolg

145% der Quote im Jahr 2025 erreicht

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Über Paddle

Paddle unterstützt über 6.000 Digital-Product-Unternehmen dabei, automatisiert zu operieren und zu wachsen. Als Merchant of Record übernimmt Paddle die Komplexität globaler Zahlungen und Währungen, Rückerstattungen sowie die Einhaltung internationaler Umsatzsteuer-Vorgaben für Sie.

Ideal Customer Profile (ICP)

Das ICP von Paddle umfasst drei Kernsegmente: AI-native Unternehmen, SaaS-Tools und App-Builder. Darüber hinaus grundsätzlich alle Unternehmen, die Software über einen Webstore vertreiben.

Dealgröße und Segment

Tom arbeitet mit Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitenden. Die Dealgröße variiert je nach Branche und Kundenprofil - von Mid-Market bis hin zu größeren Commercial-Opportunities.

Teamstruktur

Tom arbeitet ausschließlich im Outbound. Account Executives verantworten Inbound und Outbound. Der Outbound-Bereich ist in Americas und Global aufgeteilt. Paddle stellt gezielt Vertriebsmitarbeitende mit eigenen Regionen und Sprachverantwortung ein.

Seit diesem Jahr wurden gezielt vier Mitarbeitende mit klar definierten Regionen eingestellt.

Ziel

Tom optimiert auf qualifizierte und durchgeführte Meetings - Qualität vor Quantität.

In den meisten Vertriebsorganisationen werden BDRs auf Basis gebuchter und durchgeführter Meetings mit den richtigen Zielpersonen vergütet - so bleibt das gesamte Team verantwortlich für den Aufbau einer hochwertigen Pipeline, die in Opportunities und letztlich Abschlüsse konvertiert.

Andernfalls würden Account Executives mit bedeutungslosen Meetings überflutet und hätten kaum Zeit, sich auf Deals mit echtem Umsatzpotenzial zu konzentrieren.

Ist die falsche Ansprechperson im Gespräch, entsteht unnötige Mehrarbeit. Und wenn Ihr Produkt dem Unternehmen keinen echten Mehrwert bietet, folgt eine schnelle Disqualifizierung.

Daraus ergeben sich zwei Optionen: Entweder geht der Kontakt ins Nurturing oder der AE übernimmt ihn als Opportunity.

Toms praxisnächste KPI sind kanalübergreifende Antworten. Er erfasst alle Antworten zentral und analysiert, wo Erfolge entstehen - etwa durch Voice Notes, Loom-Videos oder personalisierte LinkedIn-Nachrichten - und was er als Nächstes optimieren sollte.

Wenn Sie nicht wissen, welche Ergebnisse Ihre Aktivitäten liefern, wissen Sie auch nicht, was Sie optimieren müssen.

Verwendete Werkzeuge

Salesforce, Gong, Cognism, Sales Navigator, lemlist

Tägliche Routine

Toms Woche ist so strukturiert, dass seine produktivsten Stunden für Outreach reserviert sind und alles andere in den Nachmittag verschoben wird.

Nicht verhandelbare Outreach-Zeitblöcke

Er sagt, dass er morgens am produktivsten und fokussiertesten ist, deshalb blockiert er sich jeden Morgen zwei bis drei Stunden - häufig von 9:30 bis 12:30 Uhr.

Er kennzeichnet diese Zeitfenster mit „nicht verfügbar“. In dieser Zeit erledigt er die Aktivitäten, die direkt auf seine Zielerreichung einzahlen: LinkedIn-Nachrichten und Telefonate. „Das ist nicht verhandelbar. Ich markiere sie als nicht verfügbar."

1:1s, interne Meetings und Prospect-Termine plant er konsequent für den Nachmittag oder später. So behält er die Kontrolle und verhindert, dass sein Kalender den Tag bestimmt

Ich bestimme über meinen Tag - nicht mein Terminkalender.

Time-Boxing ist entscheidend. Vertriebsmitarbeitende werden sowohl extern als auch intern ständig angefragt. Sie müssen ihren Terminkalender schützen. Allen sollte klar sein, dass die Priorität darin liegt, die Quote zu erreichen - und zu übertreffen -, um ihre OTE und Umsatz für das Unternehmen zu generieren.

Konkrete tägliche und wöchentliche Aktivitätsziele

Tom arbeitet ergebnisorientiert. Er analysiert seine eigenen Zahlen - Monat für Monat, Quartal für Quartal. Dabei beobachtet er genau die Entwicklung von Antwortrate, Antwort-zu-Meeting-Quote, Meeting-zu-QMC-Rate und der weiteren Conversion. Sobald es an einer Stelle spürbar nachlässt, passt er nicht das Ziel an - sondern den Input.

Ich nutze immer meine eigenen Zahlen als Grundlage für die Frage: Was sollte ich nächsten Monat anders machen?

Bei den Aktivitätslevels achtet er auf folgende Standards:

LinkedIn: eine konstante tägliche Frequenz vollständig manueller, personalisierter Nachrichten - Woche für Woche stabil gehalten.
Telefon: ein täglicher Call-Block mit Fokus auf Top-Accounts - Qualität vor reiner Masse.

Tagesabschluss: Vorbereitung für morgen

Ein zentraler Bestandteil seiner Routine ist es, den nächsten Tag bereits am aktuellen Tag vorzubereiten. Am Ende des Tages bereitet er die Accounts für den nächsten Tag vor, sodass der morgendliche Outreach-Block ausschließlich für Outreach genutzt wird.

Am Ende des Tages stehen meine sechs Accounts für den nächsten Tag fest.

Tool-Stack

Toms Setup ist so gut, weil es bewusst einfach gehalten ist. Er nutzt gängige Tools - aber er weiß jederzeit genau, welche davon wirklich entscheidend sind.

Nicht der Stack liefert Performance - sondern die tägliche Umsetzung. Toms Setup ist bewusst schlank: wenige Tools, maximaler Fokus.

Sein meistgenutztes Tool: Google Sheets

Google Sheets ist sein Kern-Tool. Sein eigener Outreach-Tracker ist den ganzen Tag offen - für Disziplin bei der Aktivität und volle Transparenz über die Performance.

Damit trackt er seinen Multichannel-Outreach und sammelt alle Replies an einem Ort - insbesondere, weil LinkedIn in klassischen Systemen kaum transparent messbar ist.

Dort tracke ich meine E-Mails, meine LinkedIn-Nachrichten - auch welche Art von Nachrichten - meine Anrufe und natürlich, wann Antworten reinkommen.

Weitere Tools

Salesforce: CRM zur Verwaltung von Accounts, zur Datenpflege und zur Filterung von Listen.

Gong: Gesprächsaufzeichnung und Analyse von Konversationen sowie Follow-up-Unterstützung durch Gong AI.

Cognism: Kontaktdaten, insbesondere Telefonnummern für Anrufe.

Sales Navigator: Identifikation und gezielte Ansprache der richtigen Stakeholder auf LinkedIn für das Prospecting.

lemlist (Enrichment): Ergänzung fehlender Kontaktdaten, wenn bei Cognism Informationen fehlen.

Lead-Generierung und Qualifizierung

Toms wichtigste Lektion: Aktivität alleine ist kein Erfolg - nur qualifizierte Chancen sind es. Ein Termin ohne echten Fit kostet Sie und den Prospects unnötig Zeit. Deshalb investiert er zwei- bis dreimal so viel Zeit in sorgfältige Prüfung wie viele andere BDRs.

So erstellt er seine Listen

Tom behauptet nicht, ein perfektes System zu haben. Er nutzt Salesforce-Filter, den Sales Navigator und erstellt fokussierte Listen rund um Events und Regionen. Zusätzlich nutzt er reaktive Trigger wie LinkedIn-Updates.

Sein Mindset ist intent-basiert: Das Timing muss nicht perfekt sein, sondern gut genug.

Timing-Signale

Für Tom ist das Timing die entscheidende Frage - und er nennt konkrete Trigger, an denen er es festmacht:

Stellenausschreibungen: Er analysiert Jobbeschreibungen, um die strategische Ausrichtung des Unternehmens zu verstehen - und greift genau das im Outreach auf.
Steigender Website-Traffic oder Anbieterwechsel.
Regionales Wachstum sowie neue lokale Zahlungsmethoden als Anlass zur Kontaktaufnahme, wenn Paddle neue Funktionen veröffentlicht.

Outreach-Strategie

Toms Hauptkanäle sind LinkedIn und Telefon. Events und persönliche Begegnungen spielen für ihn eine wichtige Rolle. Zusätzlich setzt er auf Voice Notes und Videos, um sich klar vom Wettbewerb abzuheben.

E-Mails nutzt er ebenfalls - sagt aber selbst, dass er seine perfekte Vorgehensweise dort noch nicht vollständig gefunden hat. Deshalb investiert er seine Zeit vor allem in die Kanäle, die ihn verlässlich zum Ziel bringen.

Auf LinkedIn kontaktiert er 20 Personen pro Tag und achtet auf wöchentliche Konstanz.

Am Telefon konzentriert er sich auf Top-Accounts, ohne auf extreme Masse zu setzen.

Messaging-Prinzipien, die Tom regelmäßig betont

Tom legt strikten Wert auf Relevanz. Generische Follow-ups wie „Schon gesehen?“ oder „Ich wollte nochmal nachhaken“ mag er nicht - sie bieten keinen echten Mehrwert.

Wenn Reps nur „Schon gesehen?“ oder stumpf nachhaken, ist das für mich reine Bequemlichkeit. Kein Mehrwert, keine Substanz.

Er glaubt, dass Authentizität oft wirkungsvoller ist als Perfektion - insbesondere bei Voice Notes und Video. Er ist überzeugt: Gerade weil es sich minimal unangenehm anfühlt, bleibt es hängen.

Zudem zieht er eine klare Grenze bei der Rolle des BDR.

Die Aufgabe eines BDR ist es nicht, das Produkt zu verkaufen, sondern das Gespräch zu eröffnen.

KI-Anwendungsfälle

Tom setzt Gemini so ein, dass andere BDRs den Ansatz problemlos übernehmen können. Er verwendet es nicht nur zur Texterstellung. Er nutzt es, um schneller zu lernen und seine eigenen Fähigkeiten kontinuierlich zu schärfen.

Coaching anhand realer Gespräche

Nach Gesprächen mit Prospects lädt er Transkripte in Gemini hoch, um Feedback zu erhalten. Zusätzlich hat er ein eigenes Gem erstellt, das seine letzten zehn Calls analysiert und zusammenfasst, worauf er sich fokussieren sollte, welche Einwände häufig auftreten und wo er sich verbessern kann.

Jedes Mal, wenn ich ein Gespräch mit einem Prospect führe, lade ich das Transkript in Gemini hoch und bitte um Feedback.

Gerade wenn Führungskräfte wenig Zeit haben, dient es als effektive Ergänzung zum klassischen Coaching

Manager bleiben natürlich die wichtigste Lernquelle - aber sie tragen Verantwortung für das gesamte Team.

Recherche und Listenerstellung

Tom nutzt Gemini, um schneller zu recherchieren, indem er ähnliche Unternehmen auf Basis einer Liste oder eines Case-Study-Sets generieren lässt.

Gib mir 20 ähnliche Unternehmen zu dieser Liste von Unternehmen

Messaging-Unterstützung für neue Mitarbeitende

Er ist überzeugt, dass ein gut trainierter Gemini-Copilot Messaging liefern kann, das bereits zu 80–90% steht - der Rep gibt ihm anschließend den menschlichen Feinschliff.

Sie generieren damit Messaging, das zu etwa 75% ausgereift ist - den letzten Feinschliff übernimmt der Rep.

Nachhaltige Verankerung von Wissen

Er nutzt Gemini, um sich selbst zu Konzepten aus Büchern abzufragen und Vergessenes zu festigen.

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Vorlagen und Ressourcen

LinkedIn-Nachricht:

Subject : -

Hallo {{firstName}} Ich habe mir den Checkout-Prozess von {{companyName}} angesehen und festgestellt, dass Sie mehrere Tools wie XYZ in Ihrem Billing-Stack einsetzen und verwalten. Die meisten Product Leader, mit denen wir sprechen, berichten von konstantem Aufwand rund um Billing-Support - häufig mehr als 10% der Zeit von Product und Engineering pro Monat -, was zu frustrierenden Verzögerungen führt. Haben Sie und Ihr Dev-Team aktuell das Gefühl, sich stärker mit Payments als mit Produktentwicklung zu beschäftigen? Tom

Gesprächsleitfaden:

Subject : -

Hallo {{firstName}} Ich rufe von einem Unternehmen namens Paddle an - haben Sie bereits von uns gehört? Mir ist bewusst, dass dieser Anruf unerwartet kommt, aber ich melde mich bezüglich der Billing-Infrastruktur von {{companyName}}, beispielsweise mit Stripe. Sind Sie weiterhin in der Rolle {{ROLE}} tätig? Der Grund meines Anrufs ist, dass ich heute mit {{ROLE}} aus {{VERTICAL}}-Unternehmen gesprochen habe und dabei typischerweise drei zentrale Herausforderungen höre. Zahlungsfehler in komplexen Regionen Vermeidung von Bußgeldern durch globale Umsatzsteuer-Compliance sowie die Reduzierung von Churn Kommt Ihnen das bekannt vor? Was steht bei Ihnen aktuell ganz oben auf der Prioritätenliste? Welche Lösungen haben Sie bislang ausprobiert? (Bedarf vertiefen, vergleichbare Case Study mit X% Uplift durch Paddle erwähnen, Termin vereinbaren)

Video auf LinkedIn - Gesendet an den VP of Growth nach Vernetzung auf LinkedIn

Subject : -

Schön, dass wir vernetzt sind! Ich habe ein 50-sekündiges persönliches Video für Sie aufgenommen: {{link}} Ich kann mir vorstellen, dass die Updates zum Apple-vs.-Epic-Verfahren aktuell viel Bewegung bringen. Hat das Thema App-to-Web für {{companyName}} dadurch an Priorität gewonnen? P.S.: Dieses Video wurde nicht von KI erstellt

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Blockieren Sie Ihre morgendlichen Outreach-Zeiten und kennzeichnen Sie sie als „Nicht überbuchen“.

Bereiten Sie die Accounts für morgen bereits heute vor

Tracken Sie Antworten kanalübergreifend - nicht nur Aktivitäten

Qualifizieren Sie frühzeitig anhand einer klaren Checkliste

Nutzen Sie KI als Coach auf Basis von Gesprächstranskripten - nicht nur für Textvorschläge

Inhaltsverzeichnis

1. Über Tom 2. Über Paddle 3. Tägliche Routine 4. Lead-Generierung und Qualifizierung 5. Outreach-Strategie 6. Vorlagen und Ressourcen 7. Stehlen Sie diese 5 Tricks aus Toms Spielbuch und wenden Sie sie noch heute an!