Rémi Kokabi27. November 20258 Min. LesezeitAktualisiert: 10. Aug. 2026
Instantly vs. Apollo: Die eine Frage, die das bessere Tool entscheidet (Vergleich 2026)
Instantly oder Apollo - die Entscheidung sollte eigentlich einfach sein. Beide versprechen, Ihre Pipeline zu füllen. Beide tauchen in denselben Reddit-Threads auf. Aber welches Tool passt wirklich zu Ihrer Art zu verkaufen?
Was die meisten Vergleiche übersehen: Die richtige Antwort hängt davon ab, wie Sie verkaufen - nicht von der Länge einer Feature-Liste. Setzen Sie voll auf E-Mail? Oder braucht Ihre Pipeline LinkedIn und Anrufe, um Deals abzuschließen?
In diesem Vergleich analysiere ich Instantly vs. Apollo Feature für Feature, gehe das Pricing durch, zeige, für wen welches Tool passt, und teile unsere Empfehlung. Los geht's.
Inhaltsverzeichnis
Instantly im Überblick
Instantly.ai ist eine Plattform für Sales Engagement und Automatisierung. Ein All-in-one-System, mit dem Sie Ihren Outreach steuern und mehr Pipeline generieren.
Instantly bietet zahlreiche Features, die Ihr Business voranbringen:
Mehrstufige E-Mail-Kampagnen mit automatisierten Follow-ups, die auf Lead-Aktionen reagieren
E-Mails individuell auf jeden Empfänger zuschneiden, um die Antwortrate zu verbessern - per Vorlage oder eigenem Text
Zugriff auf eine Lead-Datenbank mit über 450 Mio. Kontakten, plus Import und Segmentierung von LinkedIn-Listen
Anbindung an E-Mail-Dienste und gängige CRMs wie Salesforce und HubSpot
CTRs, Öffnungsraten und Antwortraten tracken, dann A/B-Tests zur Performance-Optimierung durchführen
Apollo im Überblick
Apollo.io ist eine Go-to-Market-Plattform für Sales Engagement, Lead-Generierung und Sales Intelligence. Im Vergleich zu Instantly bietet Apollo ein breiteres Feature-Set:
Zugriff auf eine umfangreiche Datenbank mit über 275 Mio. Kontakten und Suchfiltern, um Ihre idealen Käufer:innen
Kontaktdaten importieren und anreichern - inklusive E-Mails, Telefonnummern und Unternehmensinformationen
Outreach automatisieren mit personalisierten Nachrichten und geplanten E-Mail-Sequenzen
Aufgaben wie Lead Nurturing und Follow-up-Erinnerungen automatisieren oder eigene Prozesse erstellen
Anbindung an gängige CRMs und Plattformen wie Salesloft und Outreach
Flexibles Reporting mit vorgefertigten Reports oder individuellen Dashboards
Wofür eignen sie sich am besten?
Obwohl sie oft in einen Topf geworfen werden, erfüllen Instantly und Apollo unterschiedliche Zwecke.
Die Entscheidung lässt sich vereinfachen, wenn Sie sich fragen: „Was braucht mein Business wirklich?"
Instantly.ai | Apollo.io |
|---|---|
E-Mail-Outreach und Automatisierung | Sales Intelligence und Lead-Generierung |
Outreach-Kampagnen skalierbar aufsetzen, um Leads zu erreichen | Leads und deren Kontaktdaten finden und verwalten |
Einzelpersonen und kleine Teams | Große Teams |
Instantly vs. Apollo: Die wichtigsten Features
Instantly und Apollo haben viele Features. Ich analysiere hier die wichtigsten für Ihre Outreach-Strategie.
Personalisierung
Bei Instantly.ai erreichen Sie die Personalisierungsfunktion „Variablen" erst nach dem Import Ihrer Leads.
Wenn Sie die CSV-Datei mit Ihrer Leadliste hochladen, achten Sie darauf, dass die gewünschten Variablen als Spalten enthalten sind.
Sobald Sie Ihre E-Mail verfassen, können Sie die Variable im Text und in der Betreffzeile einfügen.
Wichtig: Wenn Ihre Variablen nicht in der Liste enthalten sind, können Sie sie nachträglich nicht mehr in den E-Mail-Text einfügen.
Einige verfügbare Variablen bei Instantly.ai:
First Name
Last Name
Company Name
Website etc.
Einfach, aber effektive Personalisierung.
Sie können zwar Bilder in Ihre E-Mails einfügen, indem Sie die benutzerdefinierte Variable {{imageURL}} verwenden, diese Bilder lassen sich jedoch nicht personalisieren.
Bei Apollo hingegen finden Sie 3 Typen dynamischer Variablen für eine deutlich tiefere Personalisierung:
Basis-Variablen wie {{first_name}}, {{last_name}}, {{company}}, {{title}}, {{now_weekday}} etc.
Benutzerdefinierte Variablen, die Sie selbst erstellen können.
Erweiterte Variablen, die Bedingungen nutzen wie {{#if first_name}}„Text, der nur angezeigt wird, wenn die dynamische Variable existiert"{{#endif}} etc.
Beachten Sie: Wenn Sie die Option „Mit KI personalisieren" wählen, können Sie nur manuelle E-Mails auswählen, keine automatischen.
Mit Apollos KI können Sie auch Gesprächseinstiege einfügen, indem Sie die Variable {{apollo_ai_personalized_opener}} nutzen. Apollo zieht Informationen aus Ihren Leads, um personalisierte Gesprächseinstiege in Ihren E-Mail-Texten zu erstellen.
Wo kommt lemlist ins Spiel?
Wenn Sie Personalisierung brauchen, die über Vorname-Tokens hinausgeht: Die KI-Enrichment-Agenten von lemlist ziehen Kontext von Websites und LinkedIn und kombinieren ihn mit CRM-Daten und Claap-Gesprächsaufzeichnungen. Sie erhalten recherchierte Gesprächseinstiege für Ihre gesamte Liste, nicht Lead für Lead.
Warm-up und Deliverability
Eine integrierte Warm-up- und Deliverability-Funktion in Ihrer Cold-Outreach-Software kann den entscheidenden Unterschied machen.
Am Ende zählt es wenig, wie gut Ihre E-Mail-Texte sind, wenn sie nicht im Posteingang Ihrer Leads ankommen. Automatisiertes Warm-up erspart Ihnen viel Ärger.
Hier bevorzugen wir Instantly, da es eine eigene Warm-up-Funktion bietet, während Apollo nur ein einfaches E-Mail-Ramp-up hat.
Instantly hat eine eigene Preiskategorie namens „Sending & Warm up" eingeführt, die nicht nur dem Versand Ihrer E-Mail-Kampagnen dient, sondern Kampagnen, die funktionieren. Instantly betreibt ein eigenes Netzwerk aus echten E-Mail-Konten für automatisiertes Warm-up.
Sie können unbegrenzt viele Konten verbinden und mit anpassbaren Optionen aufwärmen.
Mit dem Deliverability-Dashboard von Instantly können Sie tracken und überwachen, wo Ihre E-Mails landen.
Quelle: Instantly
Apollo hingegen hat aktuell keine echte Warm-up-Funktion. Sie können Ihr E-Mail-Konto zwar mit dem Inbox Ramp-Up vorbereiten, das erfordert jedoch mehr Aufwand.
Quelle: Apollo
Der größte Nachteil des Ramp-Up: Es kann bis zu zwei Wochen dauern, und in dieser Zeit kann sich Ihr Versandplan verlangsamen.
Sie können den Status des Ramp-Up jederzeit einsehen, ebenso wie die Mailbox-Gesundheit - ein nützliches Feature, um zu erkennen, wo Anpassungen nötig sind.
Lead-Datenbank
Eine Lead-Datenbank enthält Kontaktinformationen von Leads (Jobtitel, Standort, Name, Kontaktdaten, LinkedIn etc.). Bei der Wahl Ihres Cold-Outreach-Tools sollten Sie sicherstellen, dass Sie nützliche und qualifizierte Leads einfach finden.
Instantly hat eine umfangreiche Lead-Datenbank mit über 450 Mio. Kontakten.
Die beste Eigenschaft der Instantly-Datenbank sind die umfangreichen Filter und Tools zur Zielgruppensegmentierung.
Einige Filter umfassen:
Jobtitel
Standort
Branche
Unternehmensgröße
Umsatzspanne
Keywords
Lookalike Domain
Stellenanzeigen (nur in Hyper Leads)
Technologie
Abteilung
Management-Ebene
Apollos Lead-Datenbank bietet über 275 Mio. Kontakte und ist damit umfangreicher.
Apollo bietet zwar weniger Filter, die vorhandenen sind aber durchaus stark:
Buyer Intent
Technologien
Listen
Persona
Name
Jobtitel
Unternehmen
Standort
Mitarbeiterzahl
Branche und Keywords
Mit Apollo können Sie Ihre Leads zusätzlich anreichern.
In diesem Punkt bietet Apollo unserer Einschätzung nach die stärkere Lead-Datenbank.
Kaufsignale
Leads genau dann zu erreichen, wenn sie kaufbereit sind, ist entscheidend für Ihren Erfolg. Ein Tool mit Einblicken in Kaufsignale ist dabei ein echtes Asset.
Hier bietet Instantly weniger und weniger fortgeschrittene Filter in der Datenbank - der klare Sieger ist Apollo.
Apollo sendet Ihnen Benachrichtigungen über Slack oder E-Mail, sobald Kaufsignale erkannt werden.
Dieses Feature minimiert Lücken in Ihren Kampagnen und spart Zeit, weil Sie sich aufwendige Recherche und falsch getimte E-Mails sparen.
Wo kommt lemlist ins Spiel?
Wenn Sie auf Intent-Signale nicht nur reagieren, sondern direkt handeln wollen: Die Intent-Signal-Agenten von lemlist erkennen relevante Events wie Website-Besuche, Einstellungswellen, Finanzierungsrunden und Tech-Stack-Änderungen. Passende Leads werden automatisch in personalisierte Multichannel-Sequenzen mit Messaging geleitet, das genau auf diesen Moment zugeschnitten ist.
Kampagnenmanagement insgesamt
Was Sie von einem Tool erwarten: Es erledigt den Job und verwaltet Ihre Arbeit effizient. Starke Versandfunktionen und Kampagnenoptimierung sind ein Muss.
Mit Instantly können Sie CC und BCC in Ihren E-Mails einrichten, um denselben Text an mehrere Personen in einem Unternehmen zu senden - so verpassen Sie keine Entscheider:innen.
Instantly bietet außerdem A/Z-Testing, damit Sie das volle Potenzial Ihrer Kampagne ausschöpfen. Ein starkes Feature.
Das Beste: Instantly bietet Unibox. Sie können Kampagnen von verschiedenen Konten versenden, um Deliverability-Probleme zu vermeiden, und trotzdem keine Nachricht verpassen - alles zentral in einem Posteingang.
Der einzige Nachteil: Der KI-Generator von Instantly ist im Growth-Tarif nicht verfügbar. Sie können aber auf integrierte Vorlagen zurückgreifen, um Ihre Sequenzen zu erstellen und anzupassen.
In Ihren Sequenzen können Sie Trigger setzen, die den Versand automatisch stoppen, sobald Ihr Lead geantwortet hat.
Apollo bietet starke Outreach-Funktionen mit vielen Optionen, darunter Multichannel-Outreach per E-Mail, LinkedIn und Cold Calling.
Apollo.io ermöglicht es, E-Mail-Sequenzen zu erstellen und zu verwalten. Das vereinfacht die Automatisierung und Personalisierung von Outreach-Kampagnen, inklusive der Option für A/B-Tests.
Die Oberfläche der Plattform ist intuitiv und ermöglicht ein einfaches Setup und Tracking von E-Mail-Kampagnen.
Sie können mehrere E-Mail-Konten mit Apollo verbinden, um verschiedene Outreach-Strategien zu fahren.
Apollo bietet zwar Aufgabenmanagement für Teams, aber keines der beiden Tools ist wirklich für Agenturen gemacht. Wenn Sie eine Agentur betreiben, ist ein Tool wie lemlist möglicherweise die bessere Wahl.
Wo kommt lemlist ins Spiel?
Laut McKinseys B2B Pulse Survey 2024 nutzen B2B-Käufer:innen heute durchschnittlich zehn Interaktionskanäle in ihrer Buyer Journey. Für Teams, die mehr als einen Kanal brauchen, steuert lemlist E-Mail, LinkedIn, Anrufe, WhatsApp und SMS aus einer Multichannel-Sequenz heraus - und alle Antworten landen in einer Unified Inbox.
Preisvergleich
Wir vergleichen beide Preismodelle auf Basis monatlicher Abrechnung, auch wenn die jährliche Abrechnung günstiger ausfällt.
Instantly bietet eine kostenlose Testphase an.
Das Preismodell von Instantly ist komplexer geworden: Leads, Campaigns und CRM müssen jetzt separat erworben werden.
Schauen wir uns alle 3 Produkte an.
Sending und Warm-up
Bei monatlicher Abrechnung bietet Instantly 3 Tarife:
Die Tarife Growth und Hypergrowth sind fair bepreist (47 $ und 97 $ pro Monat), aber beim Light-Speed-Tarif wird es mit 358 $ pro Monat schnell 3-mal so teuer.
Bei jährlicher Abrechnung gibt es zusätzlich den Enterprise-Tarif mit individuellem Pricing. Der größte Vorteil: eine:r persönliche:r Account Manager:in und ein privates Deliverability-Netzwerk.
Leads
Das Leads-Produkt ist primär für die Lead-Datenbank gedacht. Der Unterschied zwischen den Tarifen liegt in der Anzahl verifizierter Leads, die Sie pro Monat exportieren können.
Die 4 Tarife reichen von 47 $ pro Monat bis 492 $ pro Monat - was für eine Datenbank schnell exzessiv wirken kann.
CRM
Das CRM von Instantly bietet 2 Tarife zu 47 $ und 97 $ pro Monat, wobei der Hyper-CRM-Tarif viele KI-Features enthält.
Das größte Problem dieses Preismodells: Die monatlichen Gesamtkosten steigen schnell, wenn Sie mehr als ein Produkt brauchen. Der Vorteil: Sie müssen nicht zwischen verschiedenen Tools wechseln.
Apollo hat ein übersichtlicheres Preismodell mit einem kostenlosen Tarif und kostenlosen Testphasen in den Tarifen Basic und Professional.
Apollos Preise liegen zwischen 59 $ und 149 $, was es im Vergleich zu Instantly zur attraktiveren Option macht.
Beachten Sie, dass KI-Funktionen weder im Free- noch im Basic-Tarif enthalten sind.
Vor- und Nachteile
Nach Auswertung der Bewertungen von Instantly und Apollo sagen die Nutzer:innen Folgendes:
→ Instantly
G2 4,8/5 (über 4.000 Bewertungen) | Trustpilot 3,8/5
✅ Vorteile | ❌ Nachteile |
|---|---|
Insgesamt hohe Deliverability und gute Warm-up-Funktionen | Eingeschränkte Lead-Management-Funktionen |
Klare Einblicke in den Analytics-Dashboards | Höherer Tarif ist zu teuer |
Integriertes CRM | Fehlendes Onboarding |
→ Apollo
G2 4,7/5 (über 9.000 Bewertungen) | Capterra 4,5/5 (über 380 Bewertungen)
✅ Vorteile | ❌ Nachteile |
|---|---|
Intuitive Benutzeroberfläche | Liefert teilweise veraltete Lead-Daten |
Integrationen mit anderen Tools steigern die Effizienz | Nur 2 aktive Sequenzen im Basic-Tarif |
Anrufaufzeichnung | Telefonnummern fehlen bei vielen Leads |
Was bevorzugen wir?
Instantly liegt beim Warm-up und der Deliverability vorn. Obwohl es weniger Kontakte als Apollo bietet, sind die Filter detaillierter und die Kontaktdaten gelten als genauer.
Apollo liegt bei Personalisierung und Intent-Signalen vorn.
Dass Instantly ein eigenes integriertes CRM mitbringt, macht es zu einer attraktiven Option.
Wenn Sie aber die beste Gesamtlösung suchen, machen Sie mit lemlist:
Über 600 Mio. Kontakte und über 65 Mio. Unternehmen in der Lead-Datenbank
KI-Enrichment-Agents für kontextreiche Personalisierung für jeden Kontakt
Intent-Signal-Agents, die wertvolle Kaufsignale erkennen und darauf reagieren
lemAgent für Chat-to-Campaign-Prozesse
Multichannel-Sequenzen über E-Mail, LinkedIn, Anrufe, WhatsApp und SMS
Warm-up und Deliverability mit lemwarm auf jedem Platz
4,6/5 auf G2 mit über 1.400 Bewertungen
Welches Tool sollten Sie wählen?
Ich habe genug Kampagnen gefahren, um zu wissen: Das Tool allein ist nie die ganze Antwort. Instantly ist solide, wenn Sie voll auf E-Mail setzen und Deliverability skalierbar brauchen. Apollo ist besser, wenn Sie tiefgehende Lead-Intelligence brauchen und ohne starkes Warm-up auskommen.
Aber die meisten Outbound-Teams brauchen heute mehr als einen Kanal und eine Möglichkeit, auf Intent-Signale zu reagieren. Genau diese Lücke schließt lemlist: Sourcing, Enrichment, Intent-Signale und Multichannel-Outreach in einem Prozess.
Wenn Sie sehen möchten, wie es funktioniert, können Sie eine 14-tägige kostenlose Testphase starten (keine Kreditkarte erforderlich) oder eine Demo buchen mit unserem Team.
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