Comment exporter vos appels et contacts depuis Nooks (et les importer dans lemlist)

Si vous vous demandez ce que vous pouvez réellement récupérer de Nooks en partant, voici la réponse courte : pas vos contacts. Nooks ne stocke pas les données de contact nativement. Il référence les contacts depuis votre CRM connecté (Salesforce ou HubSpot), donc ce que vous cherchez vraiment à exporter, ce sont les activités d'appel, les enregistrements, les transcriptions et tout ce qui vit uniquement dans le dialer.

Cette distinction compte, parce qu'elle change l'endroit où chercher vos données.

Un point à noter dès maintenant : les prospects uploadés par CSV sont stockés dans Nooks uniquement pour les appels et le logging. Ils ne sont jamais synchronisés vers un système externe. Si votre équipe a mélangé uploads CSV et listes CRM, vous avez deux pools de contacts distincts, pas un seul.

Ce qu'il faut vérifier avant de lancer l'export

La première chose à confirmer : est-ce que Nooks synchronisait bien les activités d'appel vers votre CRM ? Nooks s'intègre nativement avec Salesforce et HubSpot, en loggant appels, notes et prochaines étapes dans les deux sens. Si cette intégration était active, l'essentiel de vos données se trouve déjà dans Salesforce ou HubSpot.

Vérifiez aussi quelques points avant de commencer :

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  Mapping des champs CRM : Les champs de base comme le nom, l'email, l'entreprise et le titre remontent par défaut. Les numéros de téléphone et certains autres champs dépendent de la configuration de vos mappings CRM. Toute lacune ici se retrouvera dans votre export.

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  Listes uploadées par CSV : Les uploads CSV sont liés au commercial qui les a importés, donc ils n'apparaissent pas pour les autres. Demandez à chaque commercial de vérifier sa propre vue dans le dialer.

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  Mapping des dispositions : Notez chaque disposition d'appel que votre équipe utilise dans Nooks. Vous devrez les mapper vers les champs correspondants dans votre nouvel outil.

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  Conditions contractuelles et de rétention : Confirmez combien de temps Nooks conserve les enregistrements et transcriptions après résiliation. Cette information n'est pas documentée publiquement, contactez directement votre chargé de compte.

Comment exporter vos contacts depuis Nooks

Comme Nooks référence les contacts depuis votre CRM, l'export de contacts se fait généralement dans Salesforce ou HubSpot, pas dans Nooks.

Pour les contacts synchronisés avec le CRM, ouvrez Salesforce ou HubSpot, filtrez par les vues ou listes que vos commerciaux appelaient, et exportez en CSV. Vous récupérez noms, emails, numéros de téléphone, titres et tous les champs personnalisés que votre équipe suivait.

Pour les contacts CSV uniquement (ceux uploadés directement dans Nooks sans connexion CRM), vous pouvez consulter et exporter les données d'appel associées (durée, disposition, notes) via Reporting > Team Dialing Report > Call Browser > Calls Library. Attention, cet export concerne l'activité d'appel par commercial, pas un export complet de ces contacts au niveau du workspace.

Astuce : Si vous avez uploadé des contacts par CSV sans jamais les charger dans votre CRM, faites-le maintenant avant de perdre l'accès à Nooks. Vous avez probablement encore les fichiers CSV originaux.

Comment exporter les enregistrements et transcriptions d'appels

Les enregistrements et transcriptions d'appels suivent un chemin différent de celui des contacts.

Si un appel passé via Nooks n'apparaît pas dans votre bibliothèque d'appels ou votre dashboard de reporting, il n'a peut-être pas été loggé. Nooks ne peut pas le remettre dans la bibliothèque, mais le support peut souvent récupérer l'enregistrement. Pour les enregistrements manquants, contactez le support Nooks.

Pour l'export en masse des transcriptions, les admins peuvent envoyer les transcriptions vers leur propre bucket AWS S3. C'est une fonctionnalité admin, les commerciaux n'y ont pas accès. Parlez-en à la personne qui gère votre workspace Nooks pour configurer ça avant de perdre l'accès.

L'export S3 est une fonctionnalité assez récente. Si votre admin ne l'a pas encore configurée, prévoyez du temps pour la mise en place.

Comment exporter les activités d'appel et les dispositions

Si votre intégration CRM était active, les notes d'appel, dispositions, résumés et mises à jour de contacts étaient automatiquement loggés dans votre CRM. Dans ce cas, vous pouvez exporter les activités d'appel directement depuis Salesforce (via un rapport sur les objets Task/Activity filtrés sur les appels Nooks) ou depuis HubSpot (via l'export de la timeline d'activité).

Pour les données d'appel qui vivent uniquement dans Nooks, rendez-vous dans Reporting > Team Dialing Report > Call Browser > Calls Library. De là, vous pouvez consulter et télécharger les données au niveau de chaque appel : durée, disposition et notes.

Le dashboard Nooks suit les appels passés, les connexions, le temps de conversation et l'activité par commercial. Les analytics historiques au niveau du dashboard (tendances du taux de connexion, heatmaps des heures de pointe, métriques par campagne) ne sont pas forcément exportables individuellement. Faites des captures d'écran ou téléchargez les rapports que vous voulez conserver.

Comment sauvegarder vos scripts, trames d'appel et données de coaching

Il n'existe pas d'export en masse documenté pour les scripts Nooks, les battle cards ou les scorecards de coaching. Les rappels, paramètres de messagerie vocale et caller IDs vivent aussi dans l'interface Nooks sans option de téléchargement en un clic.

L'approche concrète : copiez manuellement vos scripts, trames d'appel et notes de traitement d'objections dans un document partagé. Si votre équipe utilisait les fonctionnalités de coaching Nooks, faites des captures d'écran des scorecards et des résumés de performance par commercial. Ça prend un après-midi, et ça vaut le coup de le faire avant la fin de votre accès.

Comment importer vos données Nooks dans lemlist

Une fois vos contacts, logs d'appels et notes exportés, l'étape suivante est de les intégrer dans un outil de prospection multicanale.

1. Importez vos contacts par CSV ou synchronisation CRM

Uploadez votre CSV exporté directement dans lemlist, ou connectez votre instance Salesforce ou HubSpot et importez vos contacts depuis une liste ou une vue. Dans les deux cas, l'assistant de mapping vous permet de faire correspondre les colonnes aux champs lemlist (nom, email, téléphone, entreprise, variables personnalisées).

2. Actualisez les numéros de téléphone avec l'enrichissement en cascade

Les numéros de téléphone se périment. Ceux que vous avez récupérés de Nooks ou de votre CRM ont peut-être des semaines ou des mois, et certains ne sont plus valides. L'enrichissement en cascade de lemlist interroge 14+ fournisseurs de données en séquence pour trouver des numéros de téléphone et des emails vérifiés pour vos contacts (plus de détails sur le fonctionnement de l'enrichissement de leads).

3. Mappez les dispositions et reconstruisez vos séquences en campagnes multicanales

Les dispositions Nooks comme « Callback », « Not Interested » ou « Voicemail » peuvent devenir des statuts d'appel, des tags ou des conditions dans lemlist. Au lieu de recréer une cadence d'appel monocanale, vous pouvez créer une séquence multicanale : email d'abord, puis une visite LinkedIn, puis une étape d'appel, puis une relance email si l'appel reste sans réponse.

C'est là que le vrai gain se joue. Au lieu de simplement répliquer ce que vous aviez dans Nooks, vous combinez appels, email, LinkedIn et WhatsApp dans un seul workflow. lemlist gère tous ces canaux depuis un seul campaign builder.

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